Alle ballen op de lijn

Lijncommunicatie is de communicatie via de hiërarchische lijnen van de organisatiestructuur. In vrijwel elke organisatie is dat het belangrijkste vehikel voor de interne communicatie. Deze lijncommunicatie omvat overlegvormen waarbij een manager met zijn teamleden periodiek onderwerpen bespreekt. Lijncommunicatie versterkt de binding met het bedrijf, iedereen krijgt dezelfde informatie te horen, problemen kunnen worden gedeeld en opgelost en er zit veelal een sociaal element in. Soms wordt gedacht dat sociale media of het intranet de functie van het overleg best over zouden kunnen nemen, maar daar denk ik echt anders over.

Onverzorgd voortmodderen
Ik zit vaak bij deze overlegvormen. Observeer hoe de manager dat voorzit en de deelnemers bijdragen (of niet). Natuurlijk zijn er managers die dat prima doen. Maar de realiteit is dat het vaak zoveel beter kan. In de voorbereiding, in de (wijze van) bespreking van de diverse onderwerpen, in de bijdrage van de medewerkers, in de afhechting van actiepunten, in… noem maar op. Het is ronduit schrijnend dat de ruggegraat van de interne communicatie zo onverzorgd voortmoddert. En juist omdat het een ruggengraat van interne communicatie is, is het onbegrijpelijk dat de communicatie-afdeling hieraan zo weinig aandacht besteedt. Enkele verzuchtingen die ik dan hoor van de communicatiepro’s: ‘we moeten keuzes maken’, ‘het is meer iets van hrm’, ‘het is toch van de lijn!’. Een gemiste kans om zichtbaar bij te dragen aan het beter presteren van de organisatie.
Het is voor mij persoonlijk dankbaar werk om een bijdrage te mogen leveren aan de lijncommunicatie. De persoonlijke observatierol in het teamoverleg, in combinatie met workshops met groepen managers over de eigen rol in de interne communicatie blijken een ijzersterke en effectieve combinatie om de interne communicatie wezenlijk te verbeteren. Juist in deze tijd van ingrijpende veranderingen is investeren in de lijncommunicatie van cruciaal belang. Niet alleen mensen periodiek bijpraten over de stand van zaken, maar juist met hen samen betekenis geven aan wat er gaande is. De tijd nemen en samen Het Gesprek voeren. Medewerkers hun hart laten luchten, samen nagaan wat de forse veranderingen voor het team betekenen en wat er te doen staat. Het zijn voor managers trouwens vaak spannende communicatiemomenten, want het kan behoorlijk uit de hand lopen. Met mijn observaties en tips, in combinatie met workshops voor groepen managers probeer ik ze te ondersteunen.

Communicatiekracht
Wat ik voor me zie is dat de directie haar interne communicatieprofessionals vraagt die lijncommunicatie nou eens echt een impuls te geven. Communicatieprofessionals die samen met HR Development het onderwerp communicatie op de ontwikkelagenda plaatsen. In een workshop, een themamiddag of ingebed in een MD-programma. Een communicatieprofessional die daarnaast teammanagers persoonlijk ondersteunt (coacht!) in zijn of haar communicatiekracht. Samen met HR adviseurs, want voor mij doet het visitekaartje er niet zoveel toe.
Naar mijn overtuiging zouden communicatieprofessionals zich júist met die lijncommunicatie moeten bezighouden. Er zijn vandaag de dag voldoende handvatten beschikbaar om (allereerst) de managers te helpen bij voor hen spannende communicatiemomenten. En mijn advies is: begin klein. In een bedrijfsonderdeel of sector. Dat betekent inderdaad het maken van keuzes. Ik zou zeggen: stop met het ‘laden van merkwaarden’, branding-campagnes om het gevoel van trots te vergroten. Stop met het verspreiden van allerhande teksten en thema’s die ver af staan van de werkelijkheid op de werkvloer. Ik pleit meer voor het Rijnlandse model, ook voor stafafdelingen. De beroepsgroep van communicatieprofessionals voegt pas écht waarde toe, als zij in staat is te helpen bij voor de frontlijn spannende communicatiemomenten. Er is veel te doen en het is laaghangend fruit. Parafraserend op communicatiegoeroe Guido Rijnja zou ik willen zeggen: alle ballen op de lijn, want de lijn is ‘in’!
Door Erik Reijnders