Agency Life: Zonder cashflowmanagement vaar je blind

Om even je geheugen te op te frissen: de cashflow – ook wel kasstroom genoemd – is het verschil tussen het geld dat binnenkomt en eruit gaat. Je cashflow kan dus positief (feest) of negatief (bummer) zijn.

In het eerste geval ben je in staat om je financiële verplichtingen op korte termijn na te komen. Denk aan je lening aflossen, leveranciers betalen, loonkosten storten … Er is kortom geld in de kassa op het moment dat je er nodig hebt. En in een ideaal scenario kan je zelfs investeren. Een negatieve cashflow is slecht nieuws. Je onderneming geeft dan meer geld uit dan dat er binnenkomt. Op lange termijn kan je je schulden niet meer afbetalen waardoor je in de problemen komt.

Kortom: de cashflow is als de olie van je wagen. Zolang er voldoende is, loopt alles gesmeerd. Maar zonder olie duurt het niet lang voor er een takeldienst aan te pas komt.

“In het begin ligt de focus op je agency draaiende houden”, stipt Bart De Waele van Duke & Grace aan. “Maar cashflow is ook essentieel als je wil groeien. In onze wereld heb je 25% van je groeiomzet nodig.”

“Anders gezegd: als je in een jaar tijd € 100.000 wil groeien qua omzet, moet je eerst € 25.000 op je rekening hebben staan. Da’s een vuistregel. Cashflowmanagement maakt dus deel uit van een degelijk bestuur van je agency. Zonder vaar je blind. Eigenlijk is het heel simpel: wij verhuren mensen, en moeten op tijd ons geld krijgen.”

Onze panelleden zijn ondertussen gepokt en gemazeld in cashflowbeheer. Zij delen hoe zij hun kasstroom zo gezond mogelijk houden, en dat in 6 tips.

1. Onderhandel over de betalingstermijn

Ilse De Smedt van com&co: “Bij grote bedrijven duurt het vaak een hele tijd voor je een PO hebt. Tel daar nog eens de betalingstermijn bij, en het kan wel 6 maanden duren voor je betaald wordt. Bij de overheid kan dat nog langer duren. Daarom loont het om als startend agency te peilen of je klanten openstaan voor een kortere betalingstermijn.”

2. Zorg voor een goede mix in klanten en projecten 

David van As van RIFF: “Projecten die in een wip geklaard zijn, kan je heel snel factureren. Sleept een project maanden of zelfs een jaar aan, dan moet je lang wachten voor je geld op je rekening krijgt. Streef daarom naar een evenwicht in types klanten en projecten. In het begin is dat moeilijk, maar als je eenmaal dat ritme hebt opgepikt, ben je vertrokken.”

3. Wacht niet om je factuur uit te sturen

Erwin Hendriks van Springbok: “Vroeger hanteerden we een maandafsluiting: we maakten een overzicht van alle afgeronde projecten en factureerden die in enkele dagen. Daar zijn we van afgestapt. Vandaag maken we – zodra een (deel)project is afgerond – de factuur op. Dat heeft niet alleen een positieve impact op onze cashflow, je spreidt ook de administratielast voor je financeteam.”

4. Vraag een voorschot en let op met mediabudgetten

Bart van Duke & Grace: “Ik durf best een voorschot vragen, maar niet iedereen voelt zich daar comfortabel bij. Wel een no-brainer: laat een klant meteen – of beter: op voorhand – betalen voor de mediaruimte die je voor haar koopt. Tenslotte is ‘media aankopen’ niet je product of dienst, dus zou je niet moeten wachten om daarvoor betaald te worden.”

5. Vertrouw op tools

Erwin van Springbok: “Bij ons gebeurde het vaak dat we al een factuur maakten, maar die vergaten uit te sturen. Met Teamleader Orbit hebben een volledig overzicht: welke projecten staan nog open, welke facturen staan klaar, welke zijn de deur uit en wie is te laat om te betalen. Een goede tool helpt je om heel dicht op die facturatie te zitten.”

6. Zoek mensen die graag factureren

Bart van Duke & Grace: “Ze zijn in de minderheid, maar sommige mensen worden oprecht gelukkig van facturen sturen. Ik heb twee medewerkers zich daarop toeleggen. Facturen betaald krijgen, da’s voor hen het equivalent van de Champions League winnen. En maar goed ook, want ik heb een hekel aan administratie. Ik zei vroeger dat ik geen tijd had om te factureren, maar ik had er gewoon geen zin in. Nochtans hoort een professioneel facturatieproces bij een succesvol agency.”

Helaas! Dit was de laatste aflevering van seizoen 2 van Agency Life. Maar goed nieuws: binnenkort komt er een derde seizoen. In afwachting daarvan vind je de gebundelde inzichten van ons panel in dit e-book, aangevuld met extra tekst en uitleg over onder andere KPI’s en billability. 

Zin om elke twee weken in de hoofden van leading agencies te kruipen? Schrijf je dan in voor Teamleader's Agency Life-nieuwsbrief. Teamleader stuurt je enkel Agency Life-content, beloofd.