Hoe krijg je verhalen uit de organisatie los?

Een mooie toepassing van storytelling is zingeving. Met een zingevingsverhaal kan een leidinggevende laten zien hoe hij zich persoonlijk verbindt aan een verandering om zo zijn medewerkers te inspireren. En om zichzelf gaande te houden als het even lastig wordt.
Tijdens haar boekpresenatie van Storypower op dinsdag 16 april vertelde Annet Scheringa hieruit een zingevingsverhaal van een manager in een zorginstelling.
Het ging niet goed met het verzorgingshuis, de medewerkers waren drukker met administratie dan met zorg verlenen en daar ongelukkig mee. Ook de bewoners en familieleden waren ontevreden. Nu wilde deze manager de verandering niet van bovenaf opleggen, maar de medewerkers vragen zelf aan te geven tegen welke lastige regels ze aanliepen, om die dan overboord te kunnen gooien. Bottom-up verandering dus. Maar na zijn ‘roadshow’ gebeurde een paar maanden lang niets. Voor een laatste poging vroeg hij Annet Scheringa om hulp. Zij raadde hem zijn powerpointpresentatie af en een stelde voor een goed voorbeeldverhaal in te zetten. Dat achterhaalde zij met een vraag – een vraag die jij ook kunt gebruiken als je verhalen boven water wilt krijgen: “Je werkt hier nu een tijdje. Heb je zelf een heel concreet voorbeeld van een situatie waarvan je dacht: wat ráár, kan dat niet anders?” Meteen kwam de situatie bij hem boven van ‘mevrouw Van Breenen’.

“Ik ging laatst langs bij mevrouw Van Breenen, want had gehoord dat het niet zo goed met haar ging. Ze kwijnde weg. Ze mocht geen plantjes op haar kamer hebben – vroeger haar lust en haar leven. Maar dat mocht dus niet, te veel werk voor de verzorgenden. Het liet me niet los. Waarom doen we dat eigenlijk zo en kan het niet anders? Hoeveel werk is het nou om die plantjes even water te geven? Dus wat deed ik? De volgende dag kocht ik drie plantjes voor mevrouw van Breenen. Zo gelukkig als die daar mee was… Dat is waar ik dit werk voor doe, ik wil dat de bewoners zich hier thuis voelen.”

Een uitstekend verhaal voor de volgende bijeenkomst, vond Annet. De zorgmanager aarzelde: dit ene voorbeeld, dat is toch veel te simpel? Annet: ‘je wijst ze zo de weg naar het soort dingen dat je van ze vraagt, je geeft aan dat het soms okee is om regels te overtreden’. Uiteindelijk bracht hij met dit simpele verhaal als breekijzer intern gesprekken op gang: “Dat is wat een verhaal kan doen.”

Hoe krijg je dit soort verhalen nu los uit mensen?
Dat is volgens Annet Scheringa minder moeilijk dan je denkt:
• Stel één vraag naar een concreet voorbeeld van het soort ervaring dat je zoekt en koppel die vraag aan een emotie.
• Luister heel goed zonder iemand te onderbreken en zonder te oordelen. Dus vraag niet naar details. En zeg niet: o, dat ken ik, dat heb ik ook! Laat iemand het hele verhaal vertellen zonder in de rede te vallen – anders sla je het verhaal dood.

Dat het werkt mogen we meteen zelf ervaren tijdens de boekpresentatie. We vragen onze buurman – letterlijk: “Kan je een concreet voorbeeld geven van een gebeurtenis rond een regel waar je tegen aanliep binnen je organisatie? Zo’n regel waarvan je dacht: nou, dit is echt he-le-maal belachelijk!”. Vrijwel meteen begint het geroezemoes. Een HBO-docente wil haar verhaal wel met de zaal delen:

“Ik geef al jaren les in een lokaal dat erg warm kan zijn, in april is het al 27 graden. Er tegenover zit een kippenslachterij, dus ramen open is niet zo’n succes. Na tien jaar lobbyen kreeg ik airco. Hoeraaa… Alleen was de regel dat we de afstandsbediening er niet bij kregen. Die zouden we kwijt kunnen maken. Als je de airco aan wilt, moet je de conciërge vragen dat voor je te doen. Maar die werkt niet op de dagen dat ik lesgeef. En hij zet de airco ook niet van te voren aan als het een warme dag gaat worden. Nu heb ik dus al twee jaar een airco die uit staat.”

“Zie je hoe makkelijk het is”, lacht Annet. “Met dit soort vragen komen de verhalen los! Er wordt wat afgeworsteld in organisaties… zulke onderstroomverhalen wijzen je de weg naar interventies die nodig zijn. Stel nu dat in deze organisatie een van de kernwaarden ‘vertrouwen’ is. Wat zegt zo’n verhaal daar dan over? Zo kun je verhalen gebruiken! Ze maken genadeloos zichtbaar of je bent wie je zegt dat je wilt zijn. Maak je waar wat je belooft?”

Wil je preciezer weten hoe de technieken werken en wat je ermee kunt in veranderingsprocessen? Juist, koop en lees Storypower. Verhalen die je organisatie veranderen.
Op de site The Story Connection van Annet Scheringa vind je meer info, zij geeft ook een nieuwsbrief uit. Verder vind je op www.decommunicatiedesk.nl een selectie uit haar artikelen.