Meer oog voor je klant in 2022: creëer overzicht in interne bedrijfsprocessen

2021 was een roerig jaar waarin veel branches hinder hebben ondervonden aan de crisismaatregelen.

Gripp eigenaren Marcel Koenders en Jack van Galen

In 2022 willen ondernemers weer vooruit en klanten bedienen zoals zij dat willen. Trendwatchers in de commercie, zoals the entrepreneur.com, voorspellen dat de trend van 2022 volledig draait om het ultiem bedienen van de klant. Persoonlijk, met support in full modus en on demand. Maar is er in de bureauwereld wel genoeg tijd voor innovaties op dit gebied, wanneer interne processen zoveel van onze tijd vragen?

Want laten we eerlijk zijn, als ondernemer wil je nog zoveel meer doen: ideeën verder ontwikkelen, zichtbaar blijven voor je doelgroep, op de hoogte blijven van de laatste trends, events bijwonen en nog veel meer. Hier is echter weinig tijd voor. Er gaat namelijk veel tijd zitten in interne bedrijfsprocessen, zoals het beheren van leads, offertes opstellen, uren registreren, opdrachten uitzetten, facturen opmaken en het bijhouden van rapportages. Deze processen zijn de spil van je organisatie. Daarom is het logisch dat je er tijd aan moet besteden.

Toch durven veel ondernemers niet altijd kritisch te kijken naar hun interne bedrijfsprocessen omdat ze bang zijn dat veranderingen tijd kosten. Maar door processen te automatiseren, kunnen er vaak al uren per dag worden bespaard. Kostbare uren, die je ook aan je klanten kunt besteden.

Het verbeteren van je interne processen begint bij het in kaart brengen van de diverse processen binnen je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan je offerteproces: Als er een lead binnenkomt wil je vanaf de eerste dag de communicatie kunnen loggen in je CRM en een mooie en passende offerte maken. Iedere offerte is anders, maar dat wil niet zeggen dat je deze niet kan standaardiseren. Wat is er nodig om je klanten te overtuigen? Wat zijn de kosten van de aangeboden diensten? Wil je projectmatig te werk gaan, met abonnementsvormen of een combinatie hiervan? Er zijn genoeg variabelen, maar het wiel hoeft niet altijd opnieuw uitgevonden te worden. Als dit staat kun je de offerte ter goedkeuring naar de klant sturen. Na acceptatie worden de elementen uit de offerte omgezet in opdrachten. Op basis hiervan kun je een planning maken en uren registreren. Denk hierbij ook na over hoe je op een makkelijke manier kunt zien wanneer de projecturen in gevaar komen en hoe je de klant hier tijdig van op de hoogte kunt stellen. Tot slot wil je de klant een factuur sturen op basis van de gemaakte afspraken en de resultaten van het project terugvinden in een rapportage. Hierdoor kun je forecasten op beschikbare resources en omzet.

Dit hele proces wil je idealiter in één centrale omgeving beheren. Zo kun je sneller starten met het doorvoeren van je procesverbeteringen of je huidige processen integreren in het systeem. Veel bedrijven zetten al diverse tools in om goed samen te werken, bestanden te delen met klanten of uren snel te registreren. Het wordt echter vaak onderschat welke impact het centraliseren van data en handelingen kan hebben op je tijd. Meer data in één pakket betekent bijvoorbeeld makkelijker automatiseren, beter forecasten en minder dubbele handelingen. Om dit te bereiken moet er gekozen worden voor een verbetertraject of implementatie van nieuwe software. Vaak blijven dienstverleners dan liever werken met de tools die ze gewend zijn, omdat de drempel om deze te veranderen te hoog voelt.
Toch zal zo een verandering snel zijn vruchten afwerpen en blijft er meer tijd over voor kwalitatieve dienstverlening en een verbetering van de klantbeleving. Daar wordt iedereen blij van.

Marcel Koenders is mede-oprichter bij Gripp bedrijfssoftware. Marcel: ‘’Gripp is een webbased oplossing voor zakelijke dienstverleners die het gehele operationele proces, van lead tot factuur, inzichtelijk maakt. Zo kan je in één systeem offertes aanmaken, opdrachten inplannen, medewerkers uren laten schrijven en deze uiteindelijk factureren aan de klant.

Goede processen moeten tijd opleveren, geen tijd kosten. Daarom staat bij Gripp het proces centraal. Daarnaast helpt goede bedrijfssoftware om fouten te voorkomen, stelt mede-oprichter Jack van Galen: ‘’Door inzicht te bieden in alle lopende processen kan het management direct bijsturen wanneer dit nodig is. Daarnaast kun je veel beter inschatten hoeveel uren iemand nodig heeft om een opdracht af te ronden. Zo staat de klant achteraf niet voor verrassingen.’’

Support medewerkers van Gripp Bedrijfssoftware
Support medewerkers van Gripp Bedrijfssoftware

Marcel Koenders: ‘’We willen weer terug naar normaal, maar veel bedrijven opereren nog altijd in de herstelmodus. De groei en succes van je organisatie in iedere richting, zijn afhankelijk van de sterkte van je fundament. De afgelopen tijd hebben we geleerd dat omstandigheden altijd kunnen veranderen. Daar wil je als onderneming op kunnen inspelen. Daar moet je dan wel de juiste basis voor hebben.’’

Iedere dienstverlener wil dat hun klanten zo goed mogelijk geholpen worden. Klanten verrassen en verwachtingen overtreffen, daar gaat het om. Interne processen aanpakken kost tijd, maar levert uiteindelijk de tijd op die je nodig hebt om je onderneming de richting op te sturen die je voor ogen hebt. Tijd voor tijd.

Plaats als eerste een reactie