Digitale bureaus positief gestemd in Las Vegas (deel I)

Afgelopen week reisden 70 digitale bureaus af naar Las Vegas voor de jaarlijkse SoDA Global Member Meeting (GMM). De delegatie bestond uit internationale topbureaus als Organic, SepientNitro, B-Reel en Fluid. Energize was als deelnemend bureau erbij en deed verslag.

Na een surrealistische lange vlucht waarin ik regelmatig werd opgeschrikt door het gehinnik van 20 paarden in het bagageruim (!), arriveerde ik dinsdagavond in Las Vegas. Bij het uitstappen uit de taxi werd ik verwelkomd door een hete föhn, die over de woestijnstad gierde. Bij de incheckbalie van The Cosmopolitan knalde de lounge muziek uit de boxen en zongen de tunes van gokkasten me toe. Las Vegas baby! Dit is dus de plek waar de komende vier dagen de jaarlijkse SoDA-conferentie plaatsvindt.

Over de SoDA
De SoDA (oorspronkelijke naam: Society of Digital Agencies) is een gerenommeerde internationale associatie, die bestaat uit de crème de la crème van digitale bureaus en productiebedrijven. De selectie is extreem selectief, waarbij gemiddeld slechts 8 van de 100 bureaus tot de organisatie wordt toegelaten. De organisatie publiceert jaarlijks het SoDA Report dat een goede graadmeter is voor de ontwikkelingen binnen het digitale landschap.

De GMM is het jaarlijkse topevenement, waarbij alle CEO’s en oprichters van de deelnemende bureaus elkaar ontmoeten en kennis delen. Ook vijf Nederlandse bureaus zijn bij SoDA aangesloten, namelijk: Born05, Energize, INDG, Mediamonks en PefectFools. Bekijk de onderstaande monster reel van de deelnemende SoDA-bueaus die speciaal voor de GMM is gemaakt.

Groei
Waar in Nederland het “crisisgevoel” nog prevaleert, groeit en bouwt Las Vegas er stevig op los. Er zit weer muziek in de Amerikaanse economie en de vastgoedmarkt is uit het slop. Dat zie je terug in de veelheid van nieuwe projecten aan de Strip; massale nieuwe hotelketens, hypermoderne shopping malls en restaurants worden in rap tempo ontwikkeld.

Tijdens de openingsborrel van de GMM merk ik dezelfde positieve vibe bij deelnemende bureaus. De meeste bureaus zijn positief gestemd en zien hun omzetten en winst stijgen. Zo groeide het Braziliaanse CUBOCC van 120 naar 260 medewerkers in een jaar. En deed de digitale Amerikaanse reus SapientNitro met 10.000 medewerkers wereldwijd een slordige omzet van 1,1 miljard dollar in 2012.

De opkomst van de “Agile Agency”
Tijdens de tweede dag presenteerde Jack Skeels, medeoprichter en CEO van AgencyAgile, de voordelen van een Agile-projectaanpak. De meeste bureaus werken nog volgens de klassieke “waterval”-methode, waarin projecten volgens een vast, opvolgend proces worden gepland. Volgens Skeels is deze methode van project- en accountmanagement compleet achterhaald. Uit onderzoek van Standish Group Chaos Report blijkt dat 70% van de ondervraagde bureaus problemen hebben met budget, scope en resources. Structurele problemen leiden tot hoge kosten, opgebrande producers en het beëindigen van klantrelaties. Agile maakt het werken in de bureauwereld volgens Skeels een stuk leuker.

De Agile-aanpak kent zijn oorsprong in de softwarebranche, waarbij projecten iteratief worden gepland door middel van verschillende “sprints”. Tijdens deze projectfasen zijn multidisciplinaire teams en de klant betrokken. Feedback van de klant en voortschrijdende inzichten worden direct verwerkt, waardoor er minder waste en ruis ontstaat. De laatste vier jaar gebruiken steeds meer digitale bureaus ook Agile-technieken. Vaak is dit uit nood geboren. Als een project dreigt te ontsporen, dan worden eerst alle mensen bij elkaar getrommeld, het proces geanalyseerd, prioriteiten en doelen gesteld, de juiste (goede) mensen op het project gezet en de klant actief betrokken. Dit zijn overigens allemaal Agile-methoden.

Skeels vergelijkt de Agile-aanpak met brandjes blussen. Een brand blus je alleen effectief in combinatie met een goed team dat op elkaar is ingespeeld en een duidelijke rolverdeling heeft. De producer staat volgens Skeels binnen bureaus onder enorme druk:

“In een hectische omgeving is de producer de meest uitdagende functie binnen een bureau. Het is de functie waarin alle communicatielijnen samenkomen. Niet voor niets zijn de burn-out cijfers juist onder deze groep zo hoog. Agile maakt het leven van de producer een stuk makkelijker, aangezien het account- en projectbegeleiding met zo’n 30% terugbrengt.”

Om een Agile-bureau te worden zijn vier stappen belangrijk:

1. Het omarmen van een Agile-culture, met eigen waarden en terminologie (40%);
2. Het opzetten van een Agile-organisatie en rollen (30%);
3. Het definiëren van een helder Agile-proces (20%);
4. Het inrichten van Agile technologie, zoals Google Drive/ Docs en andere Cloud tools (10%).

Veel “Do-it-yourself” Agile-bureaus starten echter met de technologie in plaats van de projectcultuur aan te pakken. Volgens Skeels sterft een dergelijke doe-het-zelf Agile aanpak na een enthousiast ontvangst een stille dood. Skeels deelt nog een aardig feitje. Uit zijn onderzoek blijkt dat accountmanagers en producers het slechtst zijn in het geven van adequate ureninschattingen. De reden is dat de begroting vaak naar een mooi rond budget wordt toegerekend om het project verkoopbaar te maken. Daarom kun je volgens hem het inschatten van uren beter overlaten aan creatieven en jr. techneuten.

Go with the flow
Bureaus moeten volgens Skeels altijd een staat van “flow” nastreven. Flow is de ideale werkstaat, waarbij er balans bestaat tussen aan de ene kant “boredom” en aan de andere kant “anxiety”. Flow is het gevoel dat je lekker in je project zit en meters kunt maken. Toch zijn mensen maar 35% van hun tijd in een staat van flow. Dat komt volgens Skeels door de manier waarop veel bureaus zijn georganiseerd. Creatieven en strategen worden vaak veelvuldig afgeleid door producers die ongepland binnen wandelen met projectvragen (in-context afleiding) of collega’s die even gezellig een koffietje willen doen (out-context afleiding). Het is veel slimmer om dagelijks even 10 tot 15 minuten met het hele team samen te komen om de projectvoortgang te bespreken. Je kunt ook natuurlijk gewoon een petje op doen of een vlag op je bureau zetten, waarbij je aangeeft dat je “in flow” bent en niet gestoord wilt worden. Daardoor neemt de productiviteit van mensen met $ 17.000 per jaar toe.

Deel 2 van het SoDA-verslag volgt begin volgende week.