E-mail tips van Intel

De tien e-mailgeboden van Intel:

1. Gebruik je inbox niet als ‘to do’ mapje. Lees alles één keer, antwoord direct als dat nodig is, delete waar mogelijk, en zet de rest in project-specifieke mappen.
2. Maak een ‘vijf weken-map’, waarin alles na vijf weken automatisch gewist wordt. Zet daarin alles waarvan je niet zeker weet of iemand er nog op terug gaat komen.
3. Spreek met collega’s afkortingen af die onmiddellijk duidelijk maken welke actie gevraagd wordt; AR = action required, MSR = monthly status report.
4. Gebruik ‘reply to all’ en ‘cc’ zo min mogelijk.
5. Laat jezelf van distributielijsten halen waar je niet per se op hoeft te staan.
6. Gebruik de afwezigheidsassistent als je niet op kantoor bent.
7. Stuur zo mogelijk mailtjes met alleen een subject-regel, en beëindig die met een afkorting als EOM = end of message.
8. Graphics en attachments houden vreselijk op, dus wees er spaarzaam mee.
9. Overweeg of een attachment van meer dan 5MB niet op het intranet of de bedrijfswebsite kan.
10. Wees specifiek. Stuur je een attachment van 20 pagina’s, zet dan in het mailtje op welke pagina(‘s) de belangrijke informatie staat.