Jaarplan op 1 A4

“Kijken jullie in mei al uit naar die twee weken in november dat je je plan weer mag maken? Nee? Juist afschuwelijk? Het zou eigenlijk de mooiste tijd van het jaar moeten zijn, de weken waarin je de toekomst creëert die je de rest van het jaar uitvoert. Maar de energie is er uit verdwenen, we zitten nutteloze dikke plannen te schrijven die nooit worden gelezen. Dat is doodzonde.” Aan het woord is Marc van Eck, een van de drie auteurs van ‘Businessplan op 1 A4’. Dit boekje van 143 pagina’s stond dit voorjaar ruim zeven weken nummer 1 op managementboek.nl. En wat betreft Max Kohnstamm, programmamanager bij opleidingsinstituut SRM, wordt het “verplichte literatuur in onze NIMA Marketing-C opleiding”. Het laat namelijk aanstekelijk zien hoe je doelstellingen en strategie van een organisatie duidelijk formuleert en vervolgens ook daadwerkelijk realiseert.
In een workshop vat Marc van Eck, strategisch marketingadviseur bij Business Openers, de methode energiek in vijf kwartier samen.

“Ik gun Nederland dat plannenmakerij weer leuk wordt. Dat kun je doen door het terug te brengen tot 1 A4. Dan heb je minder tijd nodig om te schrijven en meer tijd om te denken, sparren en creëren. Zo kun je er de energie instoppen die plannenmakerij verdient.”

Hij raadt aan er anderen bij te betrekken, zelfs relatieve buitenstaanders te vragen om feedback. “Normaal gesproken heeft niemand daar zin in, een dik plan wil niemand lezen, een enkel A4-tje wel: dus ga het gesprek erover aan.”

Man op de maan
De aanpak is ontleend aan managementgoeroe Peter Drucker, die het concept ‘management by objectives’ introduceerde. Als je je in het management richt op doelen, dus op wat je wilt bereiken, en niet aanstuurt op activiteiten (management by activities), dan geeft dat energie. En je kunt meer bereiken.
Van Eck verwijst naar de ambitie die de Amerikaanse president John F. Kennedy formuleerde in 1961: “I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the earth.” En daarbij de Russen te snel af zijn. Hij gaf NASA daarmee een haast onmogelijke opdracht, maar in 1969 was het zover. “Dus focus op je kracht, maak plannen.”

OGSM: wat wil je bereiken?
Een succesvolle manier is de in het boek beschreven OGSM-methode. Deze helpt ambitieuze organisaties die moeite hebben hun vele ideeën om te zetten in resultaat, te formuleren wat ze precies willen bereiken. OGSM staat voor:
• de O van Objective: kwalitatief doel/ambitie/visie;
• de G van Goals: kwantitatieve doelstellingen die de belangrijke elementen uit de Objective meetbaar maken;
• de S van Strategies: de keuzes die je maakt om je doel/objective te bereiken;
• de M van Measures: de Dashboard measures meten of je strategie op koers ligt en de Actionplan measures voorzien de strategie van concrete acties, verantwoordelijken en deadlines.

Doel door doen
Hoe weet je of iets een goede strategie is om je doelstelling te halen en je doel te bereiken? Van Eck heeft een ‘rode draad’ om het makkelijker te maken: het doel-door-doen model. De Objective, Strategies en Actions worden in doel-door-doen geformuleerd. Want het DOEL geeft het puntje op de horizon aan waar je naartoe wilt en het DOEN geeft de richting aan waarlangs je dat gaat halen. Een voorbeeld: (h)erkend worden als deskundige in je vakgebied DOOR het schrijven van een praktisch boek.
Mensen vragen Marc van Eck vaak: is x nou een strategie of een objective? “Dan hangt het ervan af in welk plan! OGSM kan ‘cascaderen’, doorvertaald worden dus, naar lagere niveaus. Wat in een hoger plan de ‘strategie’ is, is het ‘objective’ in een plan eronder. Was ‘man op de maan’ een objective? Of was het slechts een van de strategieën in een hoger plan met als ‘objective’ de VS weer trots te maken op het eigen land en de Russen te verslaan in de maanwedloop? Voor de ingenieurs was het bouwen van een raket naar de maan in elk geval een heldere objective. “Dat is de grootste kracht. De manager zet de doelen neer, de teams en medewerkers bedenken de acties: je stuurt op wat je wilt bereiken. Zo kan je het plan naar medewerkersniveau doorvertalen of zijwaarts voor stafafdelingen.”

Voor jouw plan heb je dus maar 1 A4 nodig. Wil je preciezer weten hoe je goede OGSM’s formuleert, kijk dan op www.decommunicatiedesk.nl.