Hoe ziet de toekomst van de eventindustrie uit? En hoe kunnen aspecten als beleving, eventmanagement en duurzaamheid hierbij worden geïntegreerd? Al deze onderwerpen kwamen samen tijdens de eerste Event Industry Hackaton, georganiseerd door de Rai Amsterdam. Tijdens deze wedstrijd kregen vijftig ‘hackers’, verdeeld over acht teams, 24 uur de tijd om oplossingen te bedenken voor prangende vraagstukken in de evenementenbranche. Het evenement vond plaats op woensdag 31 oktober.
Modulaire stands en mixed reality
Vraagstukken op het gebied van duurzaamheid, matchmaking, beleving en eventmanagement zijn tijdens dit evenement aan bod gekomen. Elk vraagstuk is behandeld door twee teams, bestaande uit experts, wetenschappers, studenten en professionals uit binnen- en buitenland. De jury van het evenement bestond uit Annemarie van Gaal (ondernemer en lid van de RvC Rai Amsterdam), Gijs van Wulfen (expert op het gebied van innovatie en design thinking) en Jeroen Jansen (voormalig creatief directeur van ID&T en het brein achter Tomorrowland, Sensation en Mysteryland).
De jury koos uiteindelijk voor het team ‘From purple to virtual’ als winnaar voor een concept waarbij modulaire standbouw wordt gecombineerd met ‘mixed reality’. Duurzame beursstands en een interactieve digitale wereld komen hierbij samen. De standbouwelementen zijn herbruikbaar en worden met robots vervoerd voor het minimaliseren van externe logistieke bewegingen. Piet-Hein Koster, lid van het winnende team, vertelt aan Adformatie wat het concept precies inhoudt.
‘Het team bestaat uit Marloes Rook, Floris de Meyer, Rueben van der Peet en ik. Marloes is accountmanager bij de Rai en ze kent veel mensen die actief zijn in de eventbusiness. Rueben is ook werkzaam bij de Rai en is vooral bezig met VR te integreren bij deze organisatie. Floris werkt in de ICT en richt zich hierbij ook op innovatieve processen. Ikzelf ben trainer in veranderprocessen. Zo houd ik mij bijvoorbeeld bezig met teameffectiviteit.’
‘We hebben ons niet als team ingeschreven. Voor de Event Industry Hackaton meld je je aan als individu. De Rai maakt dan willekeurig de teams. Binnen een team is er dan sprake van drie rollen: de rol als bedenker, verkoper en een derde dol die zich meer focust op de operationele aspecten. Na inschrijving word je gebeld door Studio Why en mocht je een keuze maken qua rol. De cohesie binnen ons team was overigens erg goed. We hebben allemaal verschillende achtergronden en dat zal waarschijnlijk ook een rol hebben gespeeld bij de winst.’
'Wij vonden dat het proces van de op- en afbouw van een stand bij evenementen eigenlijk heel inefficiënt is. Zo is er namelijk sprake van veel stroompjes die niet efficiënt zijn. Tijdens een evenement komt iedereen met een eigen stand, eigen spullen, je hebt tapijtleggers, mensen die een stand moeten bouwen, mensen die de aankleding moeten doen en het moet allemaal ook weer worden afgebroken. Daar komt bij dat veel spullen worden weggegooid.’
‘Ons idee bestaat uit modulaire stands. Dit betekent dat we als het ware met grote legoblokken stands in elkaar zetten. Deze zijn weer makkelijk af te breken en de blokken kunnen worden opgeslagen in de Rai. Op deze manier is er geen sprake van verspilling. De grote blokken kunnen door middel van robots worden geplaatst in een evenementenhal. Robots bouwen een soort basisstand, ook wel een blank canvas. Met mixed reality moet zo’n stand worden aangekleed. Bezoekers van een evenement kunnen dan een bril krijgen en via die bril wordt zo’n stand dus aangekleed. Het klinkt niet per se baanbrekend, maar het hele concept bestaat nog niet. We kregen ook als feedback van de jury dat we echt out of the box hebben gedacht.’
‘Op 3 december komen we voor het eerst na de wedstrijd weer samen met het volledige team. Er zal dan ook een trendwatcher die zich bezighoudt met innovatie en technologie aanschuiven. De Rai is enthousiast over ons idee, maar het is best duur om het verder te ontwikkelen. Normaal gesproken zal het twee tot zes jaar duren om het volledige concept gebruiksklaar te krijgen. De winnaar van de Hackaton mocht overigens het prijzengeld doneren aan een goed doel naar keuze. Wij kozen The Ocean Cleanup, omdat wij dat zien als voorbeeld hoe het zou moeten. De ontwikkeltijd van dat project is vergelijkbaar met die van ons.’
