Je bent je bewust van de noodzaak van gestroomlijnde bedrijfsprocessen. Workflow management is je niet onbekend. Of het nu gerelateerd is aan AI, Marketing Automation of beide. Maar workflows beperken zich niet alleen tot lead generatie. De echte winst zit vaak in het stroomlijnen van je core business.
Workflows dienen je dagelijkse werkzaamheden te versimpelen. Klinkt logisch, maar de meeste systemen zijn niet flexibel genoeg zijn om jouw processen tot in detail te regelen. Standaard softwarepakketten vaak gebonden aan de eigen structuur. En maatwerk software lijkt dan de enige optie.
Een voorbeeld: een financieel dienstverlener met vijf verschillende bedrijfsonderdelen.
- Vermogensregie
- Financieel advies (hypotheken o.a.)
- Administratie & fiscaal advies
- Vastgoed
- Family office
Voorheen functioneerde ieder bedrijfsonderdeel als individueel bedrijf, toevallig gevestigd in hetzelfde pand. De kansen en mogelijkheden van één organisatie worden uitgewerkt tot een gezamenlijke marktpropositie. Het bundelen van krachten, maar ook referentiekaders, belangen, wensen en eisen. Met andere woorden sterke overeenkomsten maar ook individuele behoeftes. Ieder onderdeel was bovendien gewend aan een eigen werkwijze.
Samen verder, en dan?
Vanaf dat punt worden de knelpunten duidelijk. Klantdata staat in verschillende softwarepakketten en is soms dubbel geadministreerd. Iemand kan persoonlijk hypotheek advies inwinnen en tegelijkertijd zakelijk klant zijn. Beide verantwoordelijke afdelingen hebben geen inzicht in status van elkaars dossiers. Klanten kwamen bijvoorbeeld meerdere keren per week op kantoor voor verschillende afspraken. Bij het versturen van een mailing werd er handmatig gecheckt of personen niet dubbel op de lijst stonden. Met de strenge AVG-wetgeving en controles op het managen van klantdata werd het al snel duidelijk dat er iets moest veranderen.
Naarmate de business groeide (rond de 1500 klanten), werden deze issues belangrijker. De wens ontstaat te werken in één centraal systeem voor alle bedrijfsonderdelen. Met de mogelijkheid om processen rondom wetgeving in te richten én processen rondom klantdata te optimaliseren. Maar financiële dienstverleningsprocessen zijn vaak complex. Bijvoorbeeld; hypotheek berekeningen, creditchecks en de documentatie van gevoelige informatie. Iedere afdeling werkt bovendien met verschillende specifieke softwarepakketten, noodzakelijk voor het uitvoeren van de dienst. Een relatiebeheersysteem moet zonder enige beperking kunnen koppelen met die specifieke pakketten.
Het doel is het uitstralen van uniformiteit. Terwijl er ruimte blijft om eigen werkzaamheden zonder beperking uit te voeren.
Groeien is niet altijd makkelijk
Wanneer je groeit, verandert je rol als manager. Om in termen van de bouwsector te praten; je gaat van meewerkend voorman naar uitvoerder. Je staat echter nog steeds midden in je eigen organisatie. Het creëren van inzicht en overzicht is niet altijd makkelijk. Welke kpi’s wil je monitoren? Van welke signalen wil je notificaties ontvangen? En welke processen kán je automatiseren? Na de initiële overgang van een versplintert software-landschap naar één paraplu van systemen, is juist díe vraag cruciaal. Door de gehele organisatie te betrekken bij de nieuwe werkwijze is er eenheid gecreëerd. Er wordt niet meer onnodig vergadert maar echt gepraat met elkaar. Iedereen heeft hetzelfde inzicht en draagt dus bij aan de verbetering van het systeem.
Een nieuwe workflow betekent, leren en kijken naar de eventuele toepassing voor de andere bedrijfsonderdelen. Meestal implementeert één afdeling de nieuwe workflow eerst, waarna learnings worden verwerkt, zodat het daarna breed wordt doorgevoerd.
Het systeem is het hart van de organisatie geworden. Zelfs de meest sceptische werknemers zijn nu degene met eigen voorstellen en ideeën. Zo optimaliseer en groei je verder. Medewerkers zijn zichtbaar meer betrokken, nemen zelf initiatief, denken actief mee en zijn enthousiast om verder te kijken.
Significante verbeteringen
- 16 ingerichte diensten
- 14 workflows
- 10 KPI dashboards
- 100% geautomatiseerde checks op prospects en klanten
- 100% controle dankzij hypotheekdossier checklists
- 11 franchisekantoren
- 500 verkoopkansen
Is dit toepasbaar voor iedere organisatie?
Het korte antwoord is ja. De flexibiliteit van efficy maakt het mogelijk dat een dergelijke werkwijze voor ieder branche en sector met eigen eisen en wensen in te richten is. Het is voornamelijk van belang dat je weet waarom je een verandering in je processen wil. Want dat is de drijfveer van je project. Daar ga je draagvlak mee creëren binnen je organisatie. Wijk niet af van je eigen expertise. Neem dus geen genoegen met een systeem dat niet perfect past.
Vragen?
CRM consultant Chris van Rossum beantwoorden al je vragen over het stroomlijnen van complexe bedrijfsprocessen in echt flexibele workflows. Aan de hand van praktijk voorbeelden leer je waarom je de kracht van echte flexibiliteit nodig hebt.
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!