Hoe organiseer je een geweldig webinar? (I)

Geweldige webinars. Hoe organiseer je die? En wat zijn de valkuilen? Vragen die veel mensen hebben als het om webinars gaat. Om je op weg te helpen met de organisatie ervan, schrijf ik de aankomende weken een driedelige blogserie. Dit is het eerste deel: de voorbereiding van een succesvol webinar.

Een geweldig webinar. Een boodschap met impact. Dat wil toch iedereen? Maar lang niet iedereen slaagt erin om die doelen te bereiken. Een webinar organiseren doe je niet ‘even snel’. Het is vallen en opstaan. Leren en weer doorgaan. Goed geluid en beeld zijn de fundering van je webinar. Zonder deze twee belangrijke elementen is het lastig communiceren met je doelgroep. Maar nog belangrijker is de voorbereiding: een goed voorbereid webinar zorgt ervoor dat jouw boodschap écht impact heeft.

Planning
De organisatie van een webinar begint ongeveer 8 weken van te voren. Meestal zijn hier drie mensen bij betrokken: de webinar organisator, een marketeer en de gekozen presentator. Samen is dit team ongeveer 120 uur kwijt aan de organisatie van een webinar, van voorbereiding tot follow-up. Dat is dus 40 uur per persoon. Dat klinkt veel, maar het behalen van een geweldig resultaat vraagt om een dergelijke tijdsinvestering. Met het opdoen van ervaring met het organiseren van webinars, loopt deze tijd wel enigszins terug.

Begin met het plannen van de dag en het tijdstip van het webinar, bepaal welke doelgroep je wilt aanspreken en wie de sprekers zijn. Zelf gebruik ik het Webinar Draaiboek & Checklist bij het organiseren van mijn eigen webinars, zodat ik niks vergeet.

Afbeelding 1: Screenshot van het Webinar Draaiboek & Checklist.

Afbakenen van je doelgroep

Beloon kijkers voor de tijd die ze vrijmaken voor jouw webinar. Dat levert het beste resultaat voor jou op en zorgt ervoor dat ze zich aanmelden en terugkomen. Dat ‘belonen’ begint al bij de afbakening van een duidelijke doelgroep. Zorg dat je duidelijk voor ogen hebt, wie er tot de doelgroep van het webinar behoort.

Stel, je organiseert een webinar voor ‘iedereen die op zoek is naar een nieuwe baan’. Waarschijnlijk krijg je niet veel aanmeldingen. Deze doelgroep is namelijk veel te algemeen. Want over welke banen in welke branche gaat het? En is dit voor starters of managers? Met een te algemene doelgroep spreek je mensen niet aan.

Beter is het om een webinar te organiseren voor bijvoorbeeld 55-plussers die op zoek zijn naar een baan in de accountancy. Dan heb je een goed afgebakende doelgroep, waar je een specifiek onderwerp aan kan verbinden. Het specificeren van de doelgroep is lastig, maar zoals gezegd wel heel belangrijk. Gelukkig zijn er tools beschikbaar om jou hierbij te helpen, zoals het Stappenplan Doelgroepbepaling. 

Afbeelding 2: Een slecht en goed voorbeeld van een afgebakende doelgroep.

Specifieke onderwerpkeuze

Beloon je kijkers vervolgens met content die er toe doet. Verplaats je in de doelgroep en vraag jezelf af ‘What’s in it for me?´. Niet voor niets is het onderwerp voor zo’n 83% van de mensen de doorslaggevende factor voor deelname.

Als je als onderwerp van je webinar kiest voor ‘De introductie van de nieuwe productlijn’, dan trek je waarschijnlijk geen groot publiek. Mensen steken geen tijd in iets wat hen niet concreet helpt met een probleem waar zij zich in herkennen. Beter is ‘Hoe behaalt u beter resultaat met Twitter advertising?’ Het is duidelijk dat dit webinar een probleem voor je gaat oplossen, als je binnen de doelgroep valt. Als kijker krijg je antwoord op een heel specifieke vraag.

Onderstaand figuur helpt je bij de onderwerpkeuze voor jouw webinar.

Afbeelding 3: Het proces van onderwerpkeuze.

Kortom, door een specifieke doelgroep te definiëren speel je beter in op hun vragen en interesses met het juiste onderwerp. Je kan relevante voorbeelden geven tijdens het webinar die je doelgroep aanspreken. En zoals eerder in deze blog al aan bod kwam: hoe beter de content is afgestemd op de doelgroep, hoe beter de boodschap overkomt.

En nu verder...
Nu je webinar in de steigers staat, is het tijd om de volgende stap te nemen. In deel 2 van deze serie komt daarom aan bod hoe je een professioneel webinar onder de aandacht brengt bij je doelgroep. In deel 3 laat ik je zien hoe je jouw webinar vervolgens succesvol presenteert en evalueert.