Samen wordt alles beter, ook in jouw bedrijf

Uren zoeken in stoffige mappen en archieven? Klikken op intranet tot je erbij neervalt? Dat heeft Jacob Morgan (28) nog nooit gedaan. Nergens voor nodig ook, vindt de mede-oprichter en principal consultant van #more-429" title="#more-429">social business adviesbureau Chess Media Group. Met zijn iPad en smartphone is kennis altijd en overal te vinden. En zonodig is er ergens wel iemand die hem wegwijs kan maken. Kwestie van durven te vragen, schrijft de digital native in zijn pas verschenen boek The Collaborative Organization.

Ik heb erg uitgekeken naar dit op onderzoek gebaseerde geesteskind over een onderwerp waarmee ik dagelijks bezig ben: online samenwerken in organisaties. Het feit dat het is geschreven door iemand die is opgegroeid in een wereld met computers maakte me extra nieuwsgierig. Zouden zijn bevindingen met social - hij zegt liever: emergent - collaboration matchen met mijn ervaringen in de praktijk?

Vraagbaak
Generatie Y-ers, waartoe Morgan behoort, gebruiken niet alleen hun Twitter-volgers als raadgever. Ook collega's vragen ze zonder blikken of blozen om hulp. Bijvoorbeeld op samenwerkingsplatforms als Yammer, Chatter, Jive of een social intranet. Dat is geen brevet van onvermogen, maar juist slim, benadrukt Morgan, die zich realiseert dat dat geen algemeen aanvaard standpunt is. 'Generatie X-ers, de ervaren medewerkers en managers van nu, zijn vaak anders 'opgevoed', zegt hij. 'In de tijd waarin deze digital immigrants hun carrière startten - de '80-er en '90-er jaren - was kennis macht. Het loonde om wat je wist zoveel mogelijk bij je te houden. Maar nu geldt: door informatie in een vroeg stadium breed te delen (zodat iedereen die zich aangesproken voelt kan meedenken, NS) vergroot je de kans dat dat jou en anderen uiteindelijk helpt.'

Gezamenlijke missie
Het optimaliseren van samenwerking in een organisatie vraagt om een doordacht proces. Morgan presenteert hiervoor 12 stappen, die helpen een, wat hij noemt, Collaborative Organisation te worden.

Als een van de meest kritische componenten noemt hij vertrouwen tussen medewerkers: 'Als dat er niet is, is het erg moeilijk om samen te werken en informatie te delen.' Heel herkenbaar. Net als de remedie die de social business-adviseur noemt: 'Een gedeelde visie en een gezamenlijke missie. Eentje die de neuzen dezelfde kant op zet. Als medewerkers niet begrijpen wat de strategie met samenwerken te maken heeft, hoe ze die daarmee beter en sneller kunnen realiseren, waarom zouden ze het dan doen?' Verwijzend naar de visionaire denker Simon Sinek, bekend van zijn TED talk 'Start With Why', stelt Morgan: 'Als we ons omringen met mensen die geloven wat wij geloven, neemt het vertrouwen enorm toe.'

Goede voorbeeld
De auteur noemt verschillende voorbeelden van bedrijven die samenwerkingstools succesvol inzetten. Steevast is er sprake van #more-2060" title="#more-2060">commitment van de top. Leiders moedigen de medewerkers aan om na te denken over hoe ze hun werk op een creatievere manier kunnen doen, door samen te werken, met behulp van bijvoorbeeld intranet. Bij technologiebedrijf Unisys waren de senior managers de eersten die hun profielen invulden, startten met bloggen en status updates postten. Ze meldden onder meer met welke klanten ze vergaderden, en waarover. Hierdoor nam de transparantie en het vertrouwen onder de medewerkers toe. Binnen een jaar ging Unisys zo van 5.000 naar meer dan 15.000 actieve gebruikers: meer dan 80 procent van het voltallige personeelsbestand.

Evangelisten
Om het gebruik van een collaboratietool zich als een olievlek over een bedrijf te laten verspreiden, zijn niet alleen in het bovenste, maar in alle echelons enthousiaste evangelisten nodig, beklemtoont Morgan. Medewerkers die begrijpen hoe je de tools kunt gebruiken en het leuk vinden om anderen te helpen dat te doen. Wat heel overtuigend en aanstekelijk werkt, is als een collega die dicht bij een bepaalde groep medewerkers staat - of beter nog daar zelf deel van uitmaakt - diegenen vertelt wat online collaboratie hem of haar oplevert.

Succesverhalen zijn doorgaans niet moeilijk te vinden. Een samenwerkingsplatform maakt het werk immers makkelijker en leuker voor medewerkers van alle kalibers:

✔ Medewerkers die elkaar nog nooit hebben gezien of gesproken, of zelfs niet weten van elkaars bestaan, delen informatie, inzichten en ideeën.
✔ Directeuren en bestuurders weten beter wat er speelt in hun organisatie en hoe dat gebeurt.
✔ Middelmanagers en medewerkers begrijpen beter hoe hun werk zich verhoudt tot dat van collega’s en klanten. En waar het bedrijf aan werkt.

Tip van Morgan: 'Zorg ervoor dat het werkproces met de online tool bijvoorbeeld een stap minder beslaat.' Daarmee tackel je meteen een veelgehoord struikelblok. Veel medewerkers denken aanvankelijk dat online samenwerken iets is dat ‘erbij’ komt: 'Ik heb het al zo druk.' Zodra mensen merken dat het gebruik van het platform ze juist tijd bespaart, behoort hun reserve vaak tot het verleden.

ROI
Hoe het met de ROI van online samenwerken zit? Chess Media vroeg het medewerkers van alle niveaus. 73 procent van de geënquêteerde CEO’s zei dat een businessprobleem oplossen of een doel bereiken net zoveel waard is als financieel resultaat. Slechts 9 procent vond dat niet goed genoeg. Opmerkelijk: hoe lager in de organisatie, hoe vaker het antwoord ‘nee’ was. Morgan: 'Bepaal de ROI dus op basis van het aantal problemen dat met de tool wordt opgelost. En zorg ervoor dat het top management degenen die dat hebben gedaan beloont.'

Zeker voor wie zelf al een tijdje bezig is met dit onderwerp bevat het boek geen overload aan opzienbarende, nieuwe feiten en inzichten. Wel is het prettig om bevestiging te krijgen. Dat je niet de enige bent die weerstand en ongeduld ervaart. En dat je blijkbaar al behoorlijk goed bezig bent!

Had ik dit boek maar kunnen lezen voordat ik zelf met social collaboration begon! Hoewel zelf ervaring opdoen, leren in de praktijk en je eigen lessen terugzien in een boek misschien nog wel veel waardevoller is.

Meer weten over dit onderwerp? Neem eens een kijkje op Morgan's website. Daar vind je interessante blogposts en whitepapers over de onderzoeken die hij verwerkte in zijn boek.

Nog niet overtuigd van de kracht van collaboratieplatforms? Dit filmpje van IBM vat mooi samen wat je eraan kunt hebben: