Waarom u dit jaar een online jaarverslag moet ontwikkelen

Waarom een artikel over online jaarverslagen in augustus?
Of het nou gaat om een financieel, sociaal, MVO- of OR-jaarverslag, het ontwikkelen van een origineel jaarverslag is elk jaar weer een uitdaging. Nog afgezien van het creatieve concept en de invulling van het verslag, staat u voor de keuze voor een papieren verslag, een pdf, een interactieve pdf en een volledig online verslag. Maar eigenlijk is uw keuze ook wel weer beperkt. Want ook al is een jaarverslag een vrij traditioneel middel, om mee te komen in de vaart der volkeren kunt u eigenlijk niet meer aankomen met (alleen) een papieren verslag. En het ontwikkelen van een online jaarverslag is door alle extra mogelijkheden best een klus, zeker als u het niet gewend bent. Dus begint u het beste vroeg met de voorbereidingen. Het liefst al in september, maar mijn advies: begin uiterlijk eind oktober.

Dat gezegd hebbende... snel over naar de voordelen van het online jaarverslag:

Veel meer gericht op behoeften ontvanger
Een online jaarverslag is veel minder zendergericht en veel meer ingericht op de informatiebehoefte van de ontvanger. De informatie op een website, en dus ook op een online jaarverslag wordt veel minder lineair gelezen, dus zullen organisaties en ondernemingen zich meer bewust moeten zijn van die behoeften.

Meer verschillende contenttypen en daardoor meer mogelijkheden
Doordat je online met veel meer verschillende contenttypen (tekst, beeld, infographics, video) kan werken, biedt dat ook meer mogelijkheden. Bijvoorbeeld om de menselijke maat in beeld te brengen. Op papier doen we dat met fotografie en goed, inlevend geschreven interviews. Online kan video een veel directer effect sorteren.

Meer mogelijkheden voor interactie
Een belangrijk voordeel is ook, dat een online jaarverslag mogelijkheden biedt voor (meer) interactie. Ik heb het nog niet veel gezien, maar je kunt er natuurlijk op wachten dat de verschillende features uit het scala van social media in de volgende generatie online jaarverslagen hun plek vinden. En terecht. Zo kunnen stakeholders nóg directer hun vragen beantwoord krijgen.

Inzicht in meest gelezen onderdelen, in belang dat stakeholders hechten
De aloude vraag ‘hoeveel mensen lezen zo’n jaarverslag nou eigenlijk’, is niet langer zo moeilijk te beantwoorden. Alles wat online staat, is meetbaar. Dus ook het online jaarverslag. Je kunt precies zien wat het meest gelezen wordt, en welke onderwerpen kennelijk het meest belangrijk worden gevonden. Waardevolle input voor verdere communicatie met stakeholders, al dan niet opnieuw in een (online) jaarverslag. Bovendien kun je zelfs targetten, want je kunt ook (ongeveer) zien wie wat leest.

Beter vindbaarheid van uw organisatie
Vaak is een online jaarverslag een extra website, náást (of als onderdeel van) uw corporate website. Dat betekent dat het goede effecten kan hebben op de vindbaarheid van uw organisatie.

Door uitsparen druk- en distributiekosten goedkoper dan papieren jaarverslag
Natuurlijk is het een beetje afhankelijk van de keuzes die u maakt en de leveranciers die u al dan niet inschakelt, maar in principe is een online jaarverslag goedkoper dan een papieren jaarverslag. U spaart druk- en vooral distributiekosten uit. Traditioneel zijn dit hoge posten, die drukken op het budget.

Duurzamer dan papier
Ten slotte is een online jaarverslag (min of meer in het verlengde van het vorige punt) ook veel duurzamer dan een papieren jaarverslag.

Kortom: kies voor een online jaarverslag!
Natuurlijk, een papieren jaarverslag heeft ook zo z’n charme (en wat voordelen). Zo heb je echt iets (blijvends) in handen, biedt het stakeholders ook wel een béétje gemak (je kunt het hen gewoon toesturen, zodat ze er niet zelf voor naar een website hoeven te komen), kan een mooi jaarverslag als koffietafelboek dienen en kun je jezelf op allerlei plekken fysiek laten zien.

Toch weegt dat wat mij betreft niet op tegen de evidente voordelen van het ontwikkelen van een online variant. Daarom doe ik hierbij de oproep aan iedereen die nog twijfelt: kies voor een online jaarverslag!