4 simpele stappen voor (complexe) veranderingen

Kies je rol in iedere stap: veranderverduidelijker, enabler, consistentiebewaker of procesbegeleider.

Helaas hebben we niet meer de rechten op de originele afbeelding
adformatie

Oké, het is zover. Ook jouw organisatie wordt overgenomen door een nieuwe partij of gaat een flinke reorganisatie doorvoeren. En hoera, jij als communicatieprofessional mag dit traject begeleiden. Spannend en leuk. In ons vorige blog gaven we waaraan je een verandering kan toetsen. Nu is het tijd om te kijken uit welke stappen de veranderaanpak bestaat.  

Vier stappen

Dit zijn de vier stappen:

1. de analyse,

2. de aanpak,

3. de organisatie, en

4. de realisatie en borging.

Tussen deze stappen in stel je jezelf een aantal vragen (voortkomende uit de tussenstations in onderstaande metrolijn). De antwoorden op de vragen helpen je om niets te vergeten, keuzes te maken en de verandering succesvol te ondersteunen. Bedenk vooraf wel even dat je met het beantwoorden van de vragen geen ‘paragraaf 11 – Communicatie’ gaat schrijven. Communicatie is altijd integraal onderdeel van de complete veranderaanpak. Er wordt immers bij elk aspect in de verandering en op elk moment gecommuniceerd. Voorkom dus dat er alleen óver de verandering wordt gecommuniceerd en neem je rol in iedere stap. Overigens zet je deze stappen zeker niet alleen, maar samen met de belangrijkste betrokkenen bij de verandering.

Figuur 1. Stappenplan voor veranderingen

Stap1. In de analysefase wordt onder andere het ‘waarom’ van de verandering vastgesteld. Om wat voor soort verandering gaat het eigenlijk, wat is de impact, en wie is er nodig om de verandering te laten slagen? Ook kijk je naar de context van de verandering: welke elementen binnen of buiten de organisatie kunnen nog meer invloed hebben op de verandering?

Stap 2. In de aanpakfase worden de uitgangspunten van de veranderaanpak bepaald. Dit zijn de leidende principes die bijvoorbeeld beschrijven met wie de inhoudelijke verandering wordt vormgegeven. Ook ontstaat hier de kernboodschap van de verandering, wordt er bepaald wie er een rol spelen en wie daar hulp bij nodig hebben, uit welke stappen de verandering bestaat en – niet onbelangrijk – wordt een keuze gemaakt voor interventies om de verandering te helpen laten slagen.

Misschien mis je in de bovenste twee stappen de formulering van kennis-houding-gedrag doelstellingen. Dat is dan correct. Ten eerste is er meer dan communicatie nodig om kennis en daarmee houding en daarmee gedrag te beïnvloeden (denk aan handvat 4: kunnen-willen-mogen). Ten tweede is dat ook niet interessant, want als integraal onderdeel van de verandering streef je met communicatie de veranderdoelen na. Als dat doel een bepaalde gedragsverandering beoogt, is het niet nodig om dat stuk als communicatieprofessional alleen te claimen (wat bovendien een sollicitatie zou zijn om de schuld te ontvangen als de verandering mislukt).

Stap 3. In de organisatiefase wordt het veranderteam ingericht en georganiseerd, net als de verzameling van feedback, signalen, afstemming en sturing. In deze fase wordt de planning en het budget vastgesteld dat nodig is om de verandering te kunnen ondersteunen. 

Stap 4. In de vierde fase begint het veranderteam samen met de organisatie aan de realisatie van de verandering volgens de voorgenomen aanpak. Besef je wel dat de organisatie in de tussentijd voortdurend aan verandering onderhevig is. Zo kunnen geplande mijlpalen vertragen of komen er signalen uit de organisatie die om bijsturing vragen. Continu kijk je of de gekozen aanpak het gewenste effect heeft. En ga je zo nodig terug naar een eerdere fase.

Positie

Mogelijk ben je als communicatieprofessional niet in de positie om deze brede benadering van communicatie rondom verandering in te brengen of toe te passen. Bedenk dan dat er meerdere rollen zijn, die je als communicatieprofessional op kunt pakken. We onderscheiden de rol van veranderverduidelijker, enabler, consistentiebewaker en procesbegeleider. In de betreffende rol vind je haakjes om mee te denken over de (implementatie van) de verandering

Bijvoorbeeld: Als je pas in fase twee erbij wordt gehaald, kun je door vragen te stellen om de kernboodschap helder te krijgen, helpen om de verandering scherper te krijgen. En gebruik je de kernboodschap als het ware om alsnog een klein stukje van de analyse (stap 1) te doen.

Rugzak

Vijf handvatten en vier stappen om een verandering succesvol te begeleiden. Je kunt ze maar beter in je rugzak hebben als die ene verandering op je pad komt. Succes! 

Dit blog is gebaseerd op het boekje: ‘Weer een verandering!? De communicatieve verandering: denkmodel en stappenplan voor interne communicatie bij veranderen.’ Het boekje maakt deel uit van een reeks themaboekjes rondom interne communicatie en is nu te bestellen. In dit boekje vind je ook een uitgebreide beschrijving van de rollen die een communicatieprofessional bij veranderingen kan vervullen.

De communicatieve verandering is ook een onderwerp in de geheel vernieuwde uitgave van : interne communicatie in een breed organisatieperspectief. 

Advertentie
advertisement

Plaats als eerste een reactie

**Bold** _italic_
Uw emailadres wordt uitsluitend gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is alleen zichtbaar voor de redactie.
Advertentie