[Door Sam van Buuren] Terwijl zij cruciaal zijn op weg naar een communicatievere organisatie. Het faciliteren van dit proces kan groots en traag. Of kort en goed. Vijf praktische tips voor een communicatievere organisatie.
1- Versterk regulier lijnoverleg. Met een simpele aanpassing maakt eenrichtingsverkeer plaats voor dialogen die er toe doen. Zo startte ikzelf -in mijn rol als leidinggevende- vergaderingen met de rondvraag. Normaliter als laatste geagendeerd. Mensen beginnen direct te praten over wat hen bezighoudt, wat actueel is, wat aandacht behoeft. Dat waren soms verrassende onderwerpen. Waardevolle gesprekken waarin collega’s met elkaar uitwisselen wat er in de organisatie speelt, wat dit voor hen betekent en wat er moet gebeuren.
2- Organiseer toevallige ontmoetingen. In tijden van Het Nieuwe Werken komen mensen minder naar kantoor. Toch blijven toevallige face to face-ontmoetingen waardevol. Met eenvoudige apps nemen de kansen daarop weer toe. Zo kan je met ‘Mystery Lunch’ mensen uit verschillende afdelingen letterlijk aan tafel krijgen. Je doorbreekt daarmee op leuke wijze het groepsgewijs lunchen aan eigen ‘stamtafels’. ‘Two Go’ is een carpool app die collega’s met dezelfde reisplannen intelligent matcht. In de auto praten mensen met elkaar, kijken door andere ogen naar dezelfde organisatie. Milieubewust bovendien.
3- Doorbreek organisatiestilte. De hele organisatie tegelijk online. In een gemodereerde sessie van 1 uur. Het kan met Synthetron. Een soort ‘online Town Hall meeting’. Je brengt er constructieve dialogen mee op gang tussen de formele en werkelijke organisatie. In deze anonieme groep sessie komt snel boven tafel wat er echt speelt. Betekenisgeving wordt normaliter gevoed door interne sociale relaties. Daarbij is bepalend met wie je goed overweg kunt en wie je mijdt. Wie met wie waarover communiceert is van grote invloed op organisatieverandering en –succes. Met deze interventie koppel je normaliter gescheiden (in)formele netwerken.
4- Legaliseer doe-het-zelf apps. WhatsApp, Yammer, Google Drive, Facebook groepen. Consumenten-apps worden ook in grote getale voor werk gebruikt. Omdat email en telefoon tekort schieten. Leiding en staf weten vaak van niks. Er wordt niks verteld omdat het niet mag bijvoorbeeld. Mijn tip: draai het om. Vraag mensen welke communicatietools ze gebruiken. Waarom en hoe dat hun werk helpt. Help dat groeien. Borduur voort op wat mensen kennen en gebruiken. Mocht er een professionaliseringsslag nodig zijn, dan ben je er tijdig bij.
5- Start een mobiel sociaal platform. Verbind collega’s middels hun favoriete apparaat: smartphone en tablet. In consultancytaal: ‘mobile first’. Neem de werkstations op het hoofdkantoor eens niet als uitgangspunt voor een sociaal intranet. Vooral in organisaties met veel ‘deskless workers’ is dit relevant zoals in retail, zorg en sales. Denk WhatsApp, maar dan veilig en uitbreidbaar. Met mogelijkheden voor onderlinge E2E-communicatie, maar ook met corporate nieuws. Hoeft niet veel te kosten, al vanaf een euro per medewerker per maand.
Communicatiebreak
Op 20 mei 2014 verzorgt Sam van Buuren (foto, oprichter Nederland werkt online) tijdens de workshopdag CommunicatieBreak een sessie over EMPLOYEE-TO-EMPLOYEE (E2E) COMMUNICATIE. Info over deze sessie, en het inschrijfformulier, vind je op communicatiebreak.nl.
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!