Optimalisatie resultaten delen binnen jouw organisatie

Hoe communiceer je dit succesvol?

Wanneer je je bezighoudt met het optimaliseren van de online customer experience, is het jouw taak om conversies en betrokkenheid op de digitale kanalen te verhogen. Maar daar houdt het niet op! Net zo belangrijk als het verbeteren van de resultaten van de digitale kanalen, is het communiceren van die resultaten binnen de organisatie.

Vaak kan het een uitdaging zijn om efficiënt te communiceren naar zowel het management en directie als naar de overige teams binnen de organisatie. Alle relevante stakeholders zijn belangrijk en er bestaan diverse strategieën om de communicatie zo efficiënt mogelijk te maken en draagvlak en enthousiasme te creëren binnen de organisatie. De vraag is: hoe kun je optimalisatie en A/B testen nu efficiënt binnen de organisatie promoten?

Als het op experimenten, zoals A/B testen aankomt, is het van belang om rekening te houden met 5 aspecten, namelijk: doelen, betrokkenheid, beleid, volharding en perceptie. Deze 5 aspecten komen vrijwel in ieder communicatieplan terug. Als je prioriteiten moet stellen, concentreer je dan op het communiceren van het doel van je A/B testen en betrek relevante stakeholders.

Daarnaast is het verstandig om ook rekening te houden met:

- De doelgroep, het publiek (wie zijn de belanghebbenden);

- Bedrijfsdoelstellingen en KPI’s (direct zichtbaar maken van het online succes organisatie breed)

- De fases van de rapportage (roadmap, de resultaten en het proces); 

- De frequentie van de communicatie (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks).

Wie zijn de Stakeholders?

De eerste vraag die je het beste kan stellen wanneer je een rapport samenstelt, is: wie zijn jouw stakeholders? Wie moeten erbij betrokken worden en wat is de bedrijfscultuur en het beleid met betrekking tot de rapportage?

Hoewel de feiten van de rapportage niet zullen veranderen, zal de informatie, context en details moeten worden aangepast aan de doelgroep

Als je communiceert naar senior level executives, leg dan de focus op de resultaten en stem ze af op de afdeling- en bedrijfsdoelstellingen. Het is belangrijk dat de rapportage gestroomlijnd is en de gegevens kunnen het beste in de meest eenvoudige vorm worden gepresenteerd. Dit biedt ook de kans om vragen te stellen, de bedrijfsdoelstellingen en de directe impact ervan te begrijpen en iedereen betrokken te houden bij het optimalisatie proces. De combinatie van resultaatgerichte rapportage en gezamenlijke discussie schept vertrouwen en helpt om het optimalisatie programma in de juiste richting te laten verlopen.

Voor analisten, strategen of marketeers wil je dieper in het proces duiken. Waarschijnlijk werk je regelmatig samen met deze teams, dus deze groep begrijpt het dagelijkse werk van optimalisatie en A/B testen al. Het is dus mogelijk om dieper in te gaan op learnings uit mislukte experimenten of in te gaan op meer complexe meetgegevens.

Voor technische stakeholders is het goed om na te gaan hoe de experimenten zijn opgebouwd en hoe ze passen in de architectuur van de digitale kanalen. Kijk hierbij naar de performance impact van de experimenten op de laadsnelheid van de website en hoe de site in zijn geheel functioneert. Leg de focus op de raakvlakken tussen organisatie en doelstellingen.

 

Fases van rapportage

Er zijn diverse stappen in het proces waarbij er gerapporteerd wordt. Bedenk welke doelstellingen en mijlpalen voor elke groep stakeholders van belang zijn. Het is belangrijk om consequent te blijven. De communicatiestappen kunnen worden verdeeld in: roadmap, resultaten en proces.

De communicatie over het roadmap gaat zowel over waar de organisatie vandaan komt als waar de organisatie naar toe gaat, afgestemd op de doelstellingen. Geen enkel experiment staat op zichzelf, dus anticipeer op vragen over de impact op de volgende set A/B-tests, de doelstellingen voor het volgende kwartaal en andere gelijktijdige werkzaamheden. Communiceer de lange termijn doelstellingen en hoe ieder experiment daarin past.

Communicatie over de resultaten kan het beste afgestemd worden op de doelgroep en gericht zijn op hun interesses. Denk na over relevante statistieken en resultaten. Probeer deze communicatie zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te maken, zodat er geen ruimte is voor verkeerde interpretaties.

Procescommunicatie richt zich op de toewijzing van middelen, de tijdsbesteding en hoe de experimenteerstrategie past in grotere doelen en initiatieven. Dit helpt bij het verkrijgen van de benodigde support en bevordert de communicatie en samenwerking tussen de diverse afdelingen.

 

Communicatie frequentie en stijl

Hoe vaak er gecommuniceerd wordt en hoe dat gebeurt, is afhankelijk van de cultuur van de organisatie, het beleid en de specifieke behoeften. Wel zijn er een aantal goede ideeën om collega’s en stakeholders betrokken te houden bij elke frequentie van communicatie, en elke communicatiestijl kan de bredere perceptie van het experimenteren beïnvloeden.

Het is mogelijk om de frequentie van communicatie op te splitsen in wekelijkse en maandelijkse communicatie. Voor wekelijkse communicatie zijn de volgende ideeën te overwegen om collega’s en stakeholders betrokken te houden:

- 1:1 vergaderingen of een teamoverleg

- Het delen van kalenders of planningsdocumenten

- Statusupdates per e-mail sturen naar het directe team en manager 

- Het delen van hoogtepunten op een organisatie breed dashboard of wiki

- Periodieke/maandelijkse vergadering met de gehele afdeling of het bedrijf om de resultaten te delen 

- Intern een chat, whatsapp of slack opzetten om successen en learnings direct te delen

Conclusie

Het communiceren van de projecten is een belangrijk onderdeel van het A/B testen. Het is de sleutel tot het genereren van interesse, support en samenwerking. Het laatste advies, ongeacht de doelgroep of het medium, is om de nadruk te leggen op het "waarom". Waarom deel je deze informatie? Waarom heb je dit experiment opgezet? Waarom presteerden de bezoekers zoals ze deden? En op het “wat”. Wat heeft het opgeleverd voor de organisatie? Wat is de toegevoegde waarde? Houd deze richtlijnen in gedachten om de communicatie zo effectief mogelijk te maken.

 

Online Kennissessie

Wil je meer informatie en sparren over hoe je intern de optimalisatie naar een hoger niveau kan tillen en meer draagvlak kan krijgen voor optimalisatie binnen de organisatie, volg onze gratis online kennissessie!

Op 29 september 2021 van 11.00 uur tot 12.30 uur vindt SiteSpect’s online kennissessie plaats. In deze 1,5 uur delen wij onze kennis over de ontwikkelingen en toepassingen in conversieoptimalisatie. Voldoende gelegenheid om te sparren met vakgenoten en experts.

Wil je hier graag aan deelnemen, neem dan contact met ons op via sdegoeij@sitespect.com

Plaats als eerste een reactie