Samen op afstand: 4 tips voor beter online samenwerken

Hoe zorg je ervoor dat online samenwerken leuk én effectief blijft?

Bron: Unsplash - Chris Montgomery

In maart kwam onze business abrupt tot een halt. Workshops doen met groepen, onze kernactiviteit als kwalitatief onderzoeksbureau, was door de coronaregels onmogelijk geworden. We moesten snel omschakelen.
Want hoe pas je vertrouwde werkvormen toe in de nieuwe digitale werkelijkheid? Met vallen en opstaan kwamen we er achter wat werkte en wat niet. We delen onze grootste leerpunten graag met jou.

Wij hebben onze strategische en creatieve workshops geheel om kunnen zetten naar een digitale vorm. En dat op een manier die niet onderdoet voor onze fysieke workshops. Integendeel! Zowel wij als onze klanten zijn fan. We hebben ondervonden dat online workshops hyper efficiënt kunnen zijn. En uitermate geschikt om met internationale teams samen te werken.

Maar we hebben ook gemerkt dat het opzetten en faciliteren van online workshops om een heel andere benadering vraagt dan offline workshops. Want hoe zorg je ervoor dat je workshop soepel verloopt als je niet in dezelfde ruimte zit als je teamgenoten? En hoe houd je je teamgenoten betrokken op een leuke en energieke manier als iedereen alleen maar achter een scherm zit? Graag delen we onze belangrijkste leerpunten van de afgelopen maanden zodat ook jij het meeste uit jouw online werksessies kunt halen.

Onze top 4 leerpunten voor het opzetten van leuke én effectieve online workshops

1. Van workshop flow naar blauwdruk

Online workshops zijn een stuk minder flexibel dan offline workshops. Het is aan jou als facilitator om de workshop vooraf tot in de puntjes uit te denken én vast te leggen in een online werkomgeving. En dit op een manier zodat deelnemers gemakkelijk door de opdrachten heen kunnen bewegen. Omdat elk detail van de workshop vooraf vastligt, is het lastiger om tijdens de workshop van je plan af te wijken. Snel even een printje maken van een extra opdracht zit er niet in. Die moet klaarstaan. Benader de planning (of zoals wij zeggen: de workshop flow) van je online workshop daarom als een blauwdruk. Waarin alles tot in detail is uitgedacht.

Tip: Test je tools, werkomgeving en opdrachten uitvoerig. Hierdoor kom je niet voor verassingen te staan tijdens de workshop zelf.

2. Ontwerp een aantrekkelijke en simpele werkomgeving

Het kan voor deelnemers spannend zijn om nieuwe online tools te gebruiken. Zeker als men elkaar nog niet zo goed kent of wat minder bedreven is in de digitale wereld. Als workshop ‘designer’ sta je voor een uitdaging. Hoe creëer je een gebruiksvriendelijke en prettige omgeving waarin deelnemers zich op hun gemak voelen? Maak de online werkomgeving aantrekkelijk door gerichte opdrachten te ontwerpen. Zo kun je een unieke ervaring bieden. Let er ook op dat je de werkomgeving zó inricht dat zelfs de meest technofobe deelnemer snapt wat er moet gebeuren. Een goed ingerichte werkomgeving draagt niet alleen bij aan een soepele workshop. Het bezorgt deelnemers ook een plezierige sessie.

Tip: Loop door je online werkomgeving heen met een buitenstaander en peil of je opdrachten duidelijk genoeg zijn.

3. Breek je workshop op in kortere sessies

De afgelopen maanden heb je vast ook gemerkt dat zitten achter je beeldscherm snel kan vermoeien. Vergelijk dit met een fysieke workshop waarin je direct met mensen kunt schakelen. Of samen post-its gaat plakken. Deze elementen geven energie, maar zijn moeilijk na te bootsen in een online setting. Je kunt wel je online workshops opbreken in kleinere sessies. Zo ga je doelgericht en vol energie steeds een nieuwe kleine uitdaging aan met je team. En behoud je de focus.

Tip:  De optimale tijd voor online werksessies is 2,5 tot maximaal 4 uur.

4. Wissel af tussen plenaire-, team- en individuele activiteiten

Om deelnemers betrokken te houden en tijd te besparen is het verstandig om verschillende werkvormen te combineren. Maak bijvoorbeeld gebruik van online ‘huiswerk’ opdrachten. Deze kunnen deelnemers in hun eigen tijd maken. Dit geeft jou vóór de workshop al de kans om alle input door te nemen.  Tijdens de sessie kun je dan meteen ter zake komen. Je kunt de energie hoog houden door in kleinere teams te werken met aparte video verbindingen en een online co-creatie tool . Hiermee geef je deelnemers de kans om met elkaar te schakelen en om elkaar te inspireren.

Tip: Lange plenaire terugkoppelingen of presentaties zijn grote energie slurpers in een online setting. Probeer dit soort sessies te beperken en houd ze kort en to-the-point. Wissel ze af met elementen die om een actieve deelname vragen. 

Meer weten over het opzetten van effectieve online werksessies? Of wil je het misschien zelf een keer ervaren? Neem dan contact met ons op via info@beautifullives.com. Meer tips en insights lezen? Volg ons op LinkedIn of abonneer je op onze nieuwsbrief

Plaats als eerste een reactie