Verbinden in tijden van Corona: 2000+ deelnemers voor een online event

Interview met Spierziekten NL over de kracht van geautomatiseerde (event) communicatie.

Spierziekten Nederland host zo’n 100 evenementen per jaar, die normaal gesproken worden bijgewoond door 5 tot 80+ personen. Op het nationale Spierziekten congres in september komen doorgaans 1.700 mensen bijeen. En toen was er Corona… Omdat mensen met een spierziekte kwetsbaar zijn, blijft ook de behoefte om te praten en te ontmoeten groot tijdens de Corona-periode. Die behoefte werd misschien zélfs wel groter. Spierziekten Nederland besloot daarom de reguliere evenementen in online vorm aan te bieden. Voor de communicatie en het aanmeldproces van alle events is de Event Manager van Webpower ingezet.
Wij gingen in gesprek met Erik van Uden, Hoofd afdeling communicatie Spierziekten Nederland.

Corona levert voor veel organisaties digitale transities op, hoe was dat voor jullie?

“Voor onze evenementen maakten wij gelukkig al gebruik van geautomatiseerde communicatie-flows. De keuze om digitaal te gaan met onze events was vooral een stap die we in ons hoofd moesten zetten. De verbindende factor is voor een online evenement tóch anders. De visie om er te zijn en blijven voor onze leden, maakte dat de beslissing toch snel werd gemaakt. 
Omdat we onze evenementencommunicatie al hadden geautomatiseerd, konden we veel communicatie-flows met een kleine aanpassing eenvoudig hergebruiken. Dat is meteen de kracht van dit soort flows. Standaard maken we bij onze evenementen gebruik van een communicatiestroom vóór aanmelding, met uitnodigingse-mails en herinneringen bij het uitblijven van een respons. En van een communicatie na aanmelding, inclusief bevestiging, informatie e-mails en een evaluatie. Heeft iemand zich ingeschreven, maar nog niet betaald? Dan krijgt diegene automatisch een herinneringse-mail. Pas na de betaling ontvangt de aanmelder de communicatie met concrete informatie over het evenement. Daar komt in niemand van de collega’s meer tussen.”

Hoe was de online animo voor het evenement, vergeleken met de eerdere offline edities?

“Verrassend genoeg heel goed! Ten opzichte van andere jaren hebben we zelfs meer mensen weten te bereiken. Het online evenement bereikt andere doelgroepen: door het wegvallen van reistijd en het feit dat het reguliere congres vermoeiend kan zijn, meldden zich andere doelgroepen aan dan normaal.”

Voor welke verrassingen kwamen jullie te staan?

“We waren vooraf vooral heel kritisch over de online focus. Tijdens een live evenement is je spanningsboog toch groter. We hebben om die reden de programma-onderdelen opgesplitst in 22 diagnoseprogramma’s, met elk 3 event-modules die verspreid over drie weken plaatsvonden: een video-presentatie, een webcast met experts en gezamenlijk online napraten via een zoom-meeting. Om de online aanwezigheid te optimaliseren is het van belang optimaal te communiceren. De communicatie werd  door de aanwezigen goed gewaardeerd, met een 8 of hoger op alle onderdelen.
Volgend jaar gaan we de modules loslaten en expert-sessies combineren met vragen en antwoorden in plaats van die sessies op te splitsen. De opgenomen video’s die we voorafgaand aan de live sessies hebben gestuurd, zijn toch minder goed bekeken dan we hadden gehoopt.”

Volgend jaar...?

“Goed gehoord. Corona heeft ons het inzicht gegeven dat een online evenement eigenlijk heel goed kan. We weten nu wat we willen dooroptimaliseren en daar gaan we vroegtijdig mee aan de slag, zodat we daar volgend jaar - in the heat of the moment - weer ons voordeel mee kunnen doen. Veel communicatieprocessen kun je namelijk al prima voorbereiden. Voor ons is dat écht een bewezen kracht.”

Ter afsluiting, heb je nog tips?

“Eigenlijk vooral wat ik hierboven al zei: het automatiseren van je (e-mail)communicatie draagt echt bij aan betere resultaten en vooral ook meer focus en rust voor je medewerkers. Voor ons bleek Webpower daar heel goed in te kunnen voorzien. We zijn heel tevreden over dit e-mail marketing automation platform en hoewel we het platform daar destijds niet op hebben uitgekozen, zijn de specifieke evenementen-functionaliteiten binnen het platform voor ons van extra grote waarde gebleken, juist nu. Voor veel bedrijven die (in deze tijd) hollen of stilstaan: gebruik de tijd die je nu over hebt om je beter voor te bereiden op de toekomst. Als je die slag nu maakt, pluk je daar straks als alles weer draait gegarandeerd de vruchten van.”

Plaats als eerste een reactie