In 4 stappen naar de ideale freelance opdrachtomschrijving: Deel 5/6

Hoe zorg je ervoor dat je opdracht helder is en dat je reacties ontvangt waar je écht iets mee kunt.

Met de freelance funnel heb je een overzichtelijk proces van het uitzetten van de freelance opdracht tot aan de inhuur van de beste freelance kandidaat. Maar in die eerste fase is bij veel opdrachtgevers nog veel verbetering mogelijk. Vooral wanneer je opdracht urgent is en je liever vandaag dan morgen een freelancer aan het werkt hebt. Hoe zorg je er dan voor dat je opdracht helder is en dat je reacties ontvangt waar je écht iets mee kunt.

“Ja, ik ben beschikbaar”; “Leuke opdracht, die goed aansluit bij mijn vaardigheden”; “Ja, ik heb ervaring die gevraagd wordt”, etc.

Een aantal korte (gechargeerde) reacties, die je als opdrachtgever niet verder helpen wanneer je je opdracht met een freelancer deelt. 

Je wilt namelijk meer weten over de beschikbaarheid van de freelancer voor jouw opdrachtperiode (incl. mogelijke verlenging). Als het gaat om kwaliteit en specifieke ervaring wil je van de freelancer graag meer onderbouwing waarom hij of zij geschikt denkt te zijn. Denk bijvoorbeeld aan de mate van ervaring in een specifieke sector, de opgeleverde resultaten van eventuele vergelijkbare opdrachten en referenties van eerdere opdrachtgevers.

Überhaupt is het via online communicatie moeilijk om een correcte inschatting te kunnen maken van de kwaliteit en geschiktheid van een freelancer voor jouw opdracht en jouw bedrijf. Dit kan uiteraard ook te maken hebben met hoe jij de opdracht opgesteld hebt en in hoeverre je de freelancer meeneemt in het project en het eindresultaat wat je voor ogen hebt.

Een goede opdrachtomschrijving is uitgebreid en geeft de freelancer voldoende informatie. Denk aan basisinformatie zoals de duur van de opdracht en een indicatie van het uurtarief, maar geef ook mee wat je verwacht dat de freelancer oplevert en in welke context ze de opdracht zullen uitvoeren.
Lars Evers (CCO, Jellow)

Zo schrijf je de beste opdrachtomschrijving in 4 stappen

Om je op weg te helpen geven we hier vier tips voor een effectieve opdrachtomschrijving. Gebruik deze tips voor je volgende opdrachtomschrijving en je zult het verschil zien! 

Tip 1. Omschrijf de benodigde skills en ervaring
Voor de beste opdrachtomschrijving is het van belang dat je de benodigde skills en ervaring van de freelancer omschrijft. Op deze wijze kan de freelancer zelf juist inschatten of hij of zij geschikt is voor jouw opdracht. Als de opdracht te weinig informatie bevat over het gewenste profiel en/of niet de juiste toon aanslaat, dan kan het zijn dat de beste freelance kandidaat niet zal reageren, omdat hij of zij zich niet aangesproken voelt.

Als opdrachtgever wil je daarnaast de benodigde vaardigheden, certificeringen en specifieke ervaring niet over- én onderschatten. Vooral als je deze factoren als een harde eis neerzet. Wanneer je in de opdrachtomschrijving een profiel van een schaap met vijf poten schetst, dan moet je niet raar opkijken dat het aantal reacties laag blijft en de kwaliteit van de reacties ondermaats is. Benoem alleen datgene wat echt van belang is binnen jouw organisatie en geef daarbij ook aan waarom dit belangrijk is binnen de opdracht. Dit geeft de freelancer extra context en een inkijk in de belangrijke waarden van je organisatie. 

Wat is dan bijvoorbeeld goed om te benoemen in het profiel van de ideale kandidaat? Geef aan wat belangrijk is. Moet de freelancer ervaring met vergelijkbare projecten of bedrijven in dezelfde sector hebben? Lees je graag eventueel eerder geformuleerde probleemoplossingen? Kijk ook naar zachtere factoren als communicatieve vaardigheden, samenwerking, zelfsturing en verantwoordelijkheid. Deze onderdelen kun je als een filter gebruiken om de beste freelancer voor jouw opdracht te selecteren.

Tip 2. Benoem het verwachte resultaat en de omvang van de opdracht
Je kunt geen freelance opdrachtomschrijving maken zonder de omvang en het eindresultaat van de opdracht te benoemen. Wat gaat de freelancer daadwerkelijk doen en wanneer is er sprake van wel/geen succes. Wat is de periode en hoeveel uur per week neemt de opdracht in beslag. Is de start- en einddatum flexibel of vast en is er een reële verwachting op opdrachtverlenging? Deze kaders zijn onmisbaar in een opdrachtomschrijving.

Een freelancer kan dan voor zichzelf bekijken of het voor hem of haar haalbaar is om deze resultaten te realiseren en of hij of zij beschikbaar is. Overigens kan het een bewuste keuze zijn om de resultaten niet in de opdrachtomschrijving te zetten, bijvoorbeeld als je hier nog geen uitspraken over kan doen omdat je hiervoor eerst de expertise van de freelancer nodig hebt.

Tip 3. Schets de situatie
Met een toevoeging van de probleemsituatie geef je freelancers de ruimte om vanuit hun expertise met een voorstel te komen. Het kan soms juist sterk zijn om vanuit de situatieschets een vraag te stellen voor de beste oplossing.

Bijvoorbeeld: Je hebt een marketingspecialist nodig voor 24 uur per week op het gebied van conversieoptimalisatie. Want je hebt geconstateerd dat er voor jouw bedrijf, een webshop voor leren tassen, veel bezoekers afhaken in het koopproces. Echter weet je zelf niet waar je moet beginnen. 

Beschrijf dan hoe breed of specifiek het probleem is waarbij de freelancer kan helpen en welke vaardigheden jij denkt die een freelancer nodig heeft om de opdracht goed in te vullen. Freelancers kunnen dan reageren met eventuele oplossingen of ideeën om jou verder te helpen. Hierbij krijg je direct inzicht in de werkwijze en het probleemoplossend vermogen van de freelancer.

Tip 4. Investeer in een aantrekkelijke tekst
Iedere freelancer werkt graag voor een toffe opdrachtgever met een uitdagende opdracht. Je bent als opdrachtgever echter niet alleen. In deze krappe arbeidsmarkt wordt er flink getrokken aan freelancers. Je moet jezelf dus ook presenteren als opdrachtgever: waarom zou de freelancer juist bij jou de opdracht willen vervullen. Wat heb jij als opdrachtgever te bieden? Wees hierbij wel eerlijk, want je hebt niets aan een samenwerking die geschoeid is op verkeerde verwachtingen.

Een aantrekkelijke tekst bevat bij voorkeur geen clichés zoals ‘ben jij die creatieve duizendpoot, een spin in het web of een schaap met 5 poten?’ En heb je daarnaast ook nog ‘geen 9 tot 5-mentaliteit’ en ‘wil je werken in een dynamische organisatie?’.

Met een tekst die bij je bedrijf past, maar die ook de lezer enthousiast maakt, heb je de meeste kans om een goede eerste indruk te maken.

Een goede voorbereiding

Als opdrachtgever heb je natuurlijk niet altijd de tijd om zelf uitgebreid de beste freelancer te vinden. Echter, met deze tips zal de eerste fase in het vinden van de beste freelance kandidaat een stuk efficiënter worden, doordat je meer informatie en context biedt. Communicatie is cruciaal. In het begin is het toch vaak aftasten of er een match is en die tijd wil je zo goed mogelijk besteden.

Zo weten freelancers direct of de opdracht wel of niet geschikt is en zullen zij dit met jou delen. Daarnaast schept een duidelijke verwachting van het eindresultaat en openheid in de voorwaarden van de opdracht voor meer vertrouwen en motivatie voorafgaand aan de samenwerking. Een goede voorbereiding is ook hier het halve werk.

Voorbeeld van een slechte opdrachtomschrijving
Voorbeeld van een slechte opdrachtomschrijving
Voorbeeld van een goede opdrachtomschrijving
Voorbeeld van een goede opdrachtomschrijving

Eerdere artikelen over de ideale freelance funnel

In deze serie over de ideale freelance funnel hebben we al 4 fases besproken. Lees ze hier terug:

  1. Start met een freelancen-bij-pagina. Zie de freelancer als een naaste collega
  2. Bouw een eigen freelance pool. Verkort de lijnen met betere communicatie en slimmer netwerken
  3. Onderhoud relaties met betrokken freelancers voor toekomstige samenwerkingen
  4. Anticipeer op toekomstige freelance profielen. Innovatieve ideeën om in andere vijvers te vissen

Download de checklist

Alle stappen voor de ideale freelance funnel vind je ook in een overzichtelijke checklist. Dit helpt je om als werkgever én opdrachtgever slimmer en eenvoudiger freelancers te vinden en binden. Zo heb je de tips en checks altijd bij de hand. Download de checklist De ideale freelance funnel.

Plaats als eerste een reactie

Ook een reactie plaatsen? Wordt lid van Adformatie!

Wordt lid van Adformatie → Login →