De workflow verbeteren met behulp van e-handtekeningen

NN Investment Partners optimaliseert door over te stappen naar een digitaal ondertekeningsproces

Kelly Sikkema

Er is niets zo traditioneel als het zetten van een handtekening met pen en papier. Terwijl de inkt opdroogt, is het akkoord officieel en kan de volgende stap in een proces worden gezet. Het lijkt bijna een ritueel uit vroegere tijden – zeker in de veelal papierloze (kantoor)wereld van vandaag de dag.

Tegelijkertijd kan die offline, papieren administratie voor een hoop vertraging zorgen. Denk maar eens aan executives die een dag vanuit huis werken en daardoor geen fysieke handtekening kunnen zetten of stapels papieren die ergens verdwijnen op een bureau. En dan hebben we het nog niet eens over multinationals, waar papierwerk soms dagen over en weer verzonden wordt om goedkeuring te krijgen.

Papier hier

Maar, hoe stap je dan over naar een gestroomlijnd proces waarin papier niet langer van invloed is? Daar weet Harpreet Bhatia van NN Investment Partners alles over. De bovenstaande situatieschets sluit namelijk goed aan bij de belemmeringen die NN Investment Partners op dat moment ervaarde. “De procesvoortgang was vaak afhankelijk van handtekeningen op papier. Zodoende ontstond er vertraging”, vertelt Bhatia tijdens The Experience Makers Live webcast. “Zeker in het geval van de interne workflow en de customer journey, wil je zulke frictiepunten verminderen.”

NN Investment Partners is onderdeel van NN Group, een van de grootste verzekeraars in de Nederlandse regio. Daarom zijn ze altijd op zoek naar manieren om te blijven innoveren voor hun klanten en interne processen. Tegelijkertijd moeten ze vanwege hun bedrijfsactiviteiten en diensten ook voldoen aan allerlei veiligheidscontroles en compliancestandaarden. Bhatia: “Het is heel complex om een soepele, online workflow te realiseren en te voldoen aan alle beveiligingsvereisten. Door onze zoektocht kwamen we zodoende uit bij Adobe Sign en Digidentity om een nieuwe oplossing te realiseren. Adobe Sign integreert gemakkelijk met derden en Digidentity is een belangrijke speler op het gebied van digitale identiteit en verificatie.”

Co-creatie pur sang

Want in eerste instantie bleek de beoogde tool voor elektronische handtekeningen, ofwel e-handtekeningen, niet direct beschikbaar voor NN Investment Partners. Er kwamen veel verschillende compliancestandaarden bij kijken om de naleving te kunnen garanderen. “Om digitaal te ondertekenen, zetten we Adobe Sign in”, blikt Bhatia terug. “Maar vanwege onze wettelijke naleving, was er op dat moment geen ideale user experience beschikbaar. Daarom hebben we Digidentity aangehaakt, die met behulp van een digitaal en compliant verificatieproces de UX hebben vereenvoudigd. Zo kunnen executives binnen een handomdraai een digitaal document ondertekenen en benutten we de expertise van Adobe en Digidentity.”

De pilot met de nieuwe, volledig compliant versie van Adobe Sign binnen NN Investment Partners werd eind 2019 afgerond. Waar het voorheen soms maanden kon duren voordat een document volledig ondertekend was, werd deze end-to-end keten drastisch ingekort tot slechts een paar uren. Bhatia: “We hadden nooit kunnen voorzien wat de impact zou zijn van COVID-19. Dus toen we een paar weken daarvoor volledig waren overgestapt op Adobe Sign, was het ondertekenen van documenten gelukkig geen zorg voor ons.”

Kwalitatieve ervaringen voor iedereen

Over de kracht van handtekeningen blijft Bhatia heel duidelijk. “Onderschat nooit de kracht van een handtekening. Waar het voor de één slechts een simpele handbeweging inhoudt, betekent het voor iemand anders, zoals een klant, zoveel meer. Zij willen snel verder kunnen en weten waar ze aan toe zijn. Maar wanneer een document per ongeluk verloren raakt in een mailbox, of de urgentie wordt niet ingezien, gaat er direct ook kostbare tijd verloren. Dankzij de digitale workflow van een tool als Adobe Sign, kun je gaandeweg het gehele proces zien waar een document zich bevindt. Niet langer hoef je nog te bladeren tussen stapels met A4’tjes om de actuele status te achterhalen. Een win voor het interne proces en een win voor de eindklant.”

De verbeterde workflow binnen NN Investment Partners bleef dan ook niet onopgemerkt. Inmiddels is Adobe Sign met het digitale en compliant verificatieproces van Digidentity binnen de overkoepelende groep, NN Group, geïntegreerd als de standaard voor e-handtekeningen. Voor Bhatia is dat de bevestiging van al het harde werk dat de betrokken partners hebben geleverd. “Wanneer ze zo’n oplossing op groepsniveau integreren, dan moeten we wel iets goeds hebben gedaan! Op die manier kunnen we de interne en externe user experience stroomlijnen en de bijbehorende processen nog efficiënter maken. Allemaal terwijl we de wettelijke vereisten naleven.”

Benieuwd naar de webcast van The Experience Makers Live met NN Investment Partners en Digidentity? Klik hier om de recording terug te kijken.

Plaats als eerste een reactie