Videomakers overtreden onbewust AVG

In één discipline binnen marketing wordt het gedachtegoed van de privacywet nog lang niet altijd goed genoeg nageleefd.

Waar moet je als videomaker op letten als het gaat om de Algemene Verordening Gegevensbescherming? door Germano Meijer, Product Manager bij online-videospecialist Quandia schreef er een Whitepaper over.
Quadia

Door Germano Meijer, Quadia

Het komt niet vaak voor dat wet- en regelgeving zo veel impact heeft op het marketingvakgebied als we de afgelopen twee jaar hebben meegemaakt met de AVG. Waar we als marketeers vroeger (misschien) een beetje door zijn geschoten in het verzamelen, gebruiken en publiceren van persoonlijke informatie, worden we sinds mei 2018 gedwongen kritisch na te denken over welke persoonlijke gegevens we willen - en mogen - opslaan.

Advertentie
advertisement

Dat je tegenwoordig niet zomaar foto’s van Jan en alleman mag maken en op je Facebook-pagina kunt publiceren, dat weten we wel. Cookies op je website; ook bekend. De ervaring leert echter dat er één discipline is binnen marketing waarin het gedachtegoed van de privacywet nog lang niet altijd goed genoeg wordt nageleefd: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt nog regelmatig overtreden, met name met betrekking tot het gebruik van video. En dat is eigenlijk best gek als je nagaat dat privacy voor steeds meer consumenten belangrijker wordt.

De AVG-wetgeving is van toepassing op alle vormen van persoonsgegevens verwerken, dus ook op de video’s die je maakt of laat maken. Wist je bijvoorbeeld dat het interviewen van een medewerker ook valt onder het opslaan en verwerken van persoonsgegevens? En wist je dat als iemand toestemming heeft gegeven om gefilmd te worden hij of zij dit ook makkelijk weer kan intrekken?

Er zijn verschillende momenten waarop je te maken krijgt met het verwerken van persoonsgegevens als het gaat om video’s maken: bij de opnames, bij het opslaan van de video en bij de publicatie van de video. Of je dit nu allemaal in-house doet of daar een videobedrijf voor inhuurt, het is van belang dat je bekend bent met de wetgeving en dat je je hieraan houdt.

1. Opnames

Je moet in een video rekening houden met de AVG als er in de video sprake is van een ‘persoonsgegeven’. Een persoonsgegeven is alle informatie met betrekking tot een ‘geïdentificeerde’ of ‘identificeerbare’ natuurlijke persoon. Een boom of stukje natuur is geen persoonsgegeven. Een naam, adres en woonplaats zijn dit bijvoorbeeld weer wel. 

Zelfs als iemand niet honderd procent zichtbaar of herkenbaar in beeld is, kan het officieel vallen onder een persoonsgegeven. Je kunt namelijk iemand ook herkennen aan bijvoorbeeld een tatoeage. Als bedrijf ben je in zo’n geval verplicht om de gegevens te verwerken volgens één van de zes grondslagen die de AVG wet kent. Let hierbij op het subtiele maar belangrijke verschil tussen toestemming krijgen voor het filmen van een persoon en een overeenkomst sluiten. Iemand kan zijn toestemming namelijk altijd intrekken, ook na publicatie, terwijl een overeenkomst wettelijk bindend is.

2. Opslag

Na het filmen wordt het materiaal door jou, of de videoproductiemaatschappij die je inschakelt, opgeslagen en gebruikt voor de montage. Volgens de AVG heb je als bedrijf veel verplichtingen in de manier waarop je data behandelt. Je bent bijvoorbeeld verplicht om de bestanden veilig op te slaan en te zorgen dat niet iedereen er zomaar bij kan. De manier waarop bestanden opgeslagen worden wordt altijd in een overeenkomst opgenomen, of die bestanden nu in de cloud terecht komen, op een harddrive, of ergens bij de productiepartij maakt daarbij niet uit. Zonder zo’n verwerkingsovereenkomst voldoe je simpelweg niet aan de wet en weet je niet honderd procent zeker hoe persoonsgegevens opgeslagen worden.

Ook bij grote clouddiensten zoals YouTube en Vimeo is de kwestie lastig, omdat je daar zelf geen voorwaarden kunt stellen. YouTube verwijdert data bijvoorbeeld pas 180 dagen nadat je opdracht hebt gegeven ze te verwijderen en je hebt deze voorwaarden maar te accepteren. Wil je Google auditen? Reken er dan maar op dat dit geld kost.

Als je een bedrijf inhuurt om je video’s te produceren, dan betekent dit niet dat dit soort verantwoordelijkheden bij het videobedrijf liggen. Kort samengevat blijf je als opdrachtgever eindverantwoordelijk, ook al heb je productie en opslag van je materiaal aan derden uitbesteed. Voldoe jij of je partner niet aan de wetgeving, dan zijn de boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) voor jou. Controleer dus altijd of al je leveranciers voldoen aan de AVG-wetgeving.

3. Publicatie

Ook voor het publiceren van een video zijn regels. Aangezien je de persoonlijke gegevens van de mensen die zijn gefilmd opslaat, heb je toestemming nodig om video’s op te slaan op een clouddienst en deze te publiceren op het internet. Verder is het belangrijk om een einddatum van de publicatie af te spreken. Als die datum verstreken is, moet je alle data op alle plekken verwijderen. Dus ook op alle harde schijven, computers en clouddiensten van de producent van de video.

Helaas zijn veel mensen zich niet bewust van de stappen die verplicht zijn in de huidige regelgeving, of zij vergeten die. De data is ergens opgeslagen zonder dat bekend is welke data de videoleverancier eigenlijk in bezit heeft of mensen weten niet eens meer wie er allemaal in de data voorkomt. Zijn er goede overeenkomsten gesloten met hen die in beeld verschijnen? En hoe weet je als opdrachtgever zeker dat alle data bij de leverancier ook echt verwijderd wordt als dat nodig is?

Stappenplan voor jouw video’s

Met bovenstaande tips ben je er (helaas) nog niet als het gaat om video en AVG. Benieuwd welke stappen je allemaal moet doorlopen om er zeker van te zijn dat je voldoet aan alle wet- en regelgevingen rondom de AVG? Lees alles over je verplichtingen in deze whitepaper.

Over de auteur:

Germano Meijer is Product Manager bij de online-videospecialist Quadia. 'Mijn passie is om bedrijven te helpen met hun digitale innovatie en marketingcommnicatie. Ik combineer strategie met creativiteit om de beste oplossing voor het probleem te ontwikkelen.'

Plaats als eerste een reactie

Advertentie