De energie en emotie van fysieke events vastleggen en vertalen naar een digitale ervaring lijkt onmogelijk. Al jaren verzamelen medewerkers zich bij het koffiezetapparaat om bij te praten of versterken ze het teamgevoel op bedrijfsuitjes. Maar dat kan niet meer. De dagen zijn nu gevuld met online meetings – voor velen is dit heel vermoeiend. Dat maakt het succesvol hosten van digitale evenementen nog lastiger, omdat je de verbintenis en magie van de fysieke ervaring mist. En om eerlijk te zijn, het verveelt snel.
Zelf moesten we een creatieve oplossing verzinnen om deze uitdaging aan te gaan voor ons eigen jaarlijkse flagship event Dept Festival, waarvan de fysieke versie recentelijk nog bekroond was met een Gouden Giraffe award voor het beste brand event. In vijf jaar groeide het uit van een kleine bijeenkomst tot hét industriefestival van het jaar, waar duizenden bezoekers van over de hele wereld drie dagen lang inspiratie konden opdoen over de toekomst van creativiteit, data en technologie. Door de komst van COVID-19 moesten we ons evenement opnieuw vormgeven, maar dan geheel digitaal.
The show must go on
Aan ons de taak om drie dagen aan activiteiten en inspiratie in een drie uur durend evenement te proppen, op zo’n betoverende manier dat het als slechts aanvoelt als drie minuten. Daarom besloten we een virtuele ervaring van een hoger niveau te creëren: vol energie, een beetje gek en vooral persoonlijk. We transformeerden de fysieke belevenis naar een virtuele ervaring door een interactieve 3D-kaart te bouwen met vijftien stages, waar in totaal meer dan 35 presentaties plaatsvonden.
Het proces achter het creëren van een next-level digitaal evenement
Als we de elementen van het originele festival klakkeloos zouden kopiëren naar een virtueel platform zou het er knullig en geforceerd uitzien. We moesten het festivalterrein opnieuw vormgeven en de sterke kanten accentueren.We visualiseerden onze visie, het platform en de opzet van het evenement om zo de rode draad te creëren in het visuele concept en de communicatie.
Met een duidelijk thema en concept bouwden we een 3D-kaart met behulp van de front-end tool React Three Fiber. Dept combineerde bestaande technologieën als Zoom, Slack en Vimeo met de bouw van een op maat gemaakte, interactieve 3D-festivalmap. De eerste versie was in een paar weken al opgezet door onze designers.
Terwijl onze developers en designers de finishing touch aan het platform gaven, verzamelden ons communicatieteam vijftig verschillende sprekers en vijftien hosts. En dat terwijl de Depsters ook nog werden voorzien van extra goodies en entertainment.
Depsters prikkelen voor wat komen gaat
Naast het ontwerpen van de virtuele ervaring enthousiasmeerden we Depsters met wat er komen zou. We creëerden een interne social media campagne met dagelijkse hints van onze zebramascotte en teaservideo’s. Deze social drops wekten nieuwsgierigheid bij alle Depsters over de hele wereld op en al snel werd duidelijk dat dit een Zoom-evenement werd om nooit te vergeten.
Een vlotte online-offline ervaring
In twee maanden tijd ontwikkelden we een op maat gemaakte 3D-festivalmap die werd beschermd door single sign-on. Maar liefst vijftien stages en 35+ korte maar krachtige presentaties werden in een drie uur durend evenement gebundeld en legendarische vakexperts zoals Stefan Sagmeister en Gmunk werden uitgenodigd in de virtuele realiteit. Een persoonlijke welkomstvideo door CEO Dimi Albers en de enthousiaste stage hosts zorgden ervoor dat iedereen zich welkom voelde. Met behulp van Slack en ‘social reporters’, wist iedereen wat er gaande was op iedere virtuele stage, resulterend in een gezonde dosis FOMO vóór en na het event.
De presentaties waren in de juiste balans tussen inhoud en fun. Zo was er plaats voor meditatie, karaoke, virtuele goochelaars, data intelligence en de toekomst van voice. Met behulp van ‘Easter Eggs’ belandde je bij de beroemdste kattenvideo’s of won je een prijs met de beste Zoom-achtergrond. De virtuele photobooth genereerde een live foto wall en in alle dertien landen kregen Depsters de mogelijkheid om een maaltijd naar keuze van UberEats of JustEat Takeaway te laten bezorgen.
Een hybride eventformat
Door COVID-19 is digitalisering de nieuwe norm. Dit brengt mogelijkheden voor nieuwe hybride evenementen die zowel fysieke als digitale elementen combineren. En het blijft niet bij alleen online evenementen; virtuele productlanceringen, ondersteuning op afstand en digitale campussen zijn allemaal denkbare ontwikkelingen. Groot denken zorgt ervoor dat organisaties in staat zijn om kennis uit te wisselen of producten en diensten op een toegankelijke en persoonlijke manier neer te zetten.
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!