Virtueel versus fysiek event: de grootste verschillen

Waarmee moet je rekening houden als je een online event organiseert?

Tot een paar maanden terug werden er aan de lopende band mooie events georganiseerd. Van typische business-bijeenkomsten, tot festivals en het Eurovisie Songfestival. Toen de crisis uitbrak en er strenge (benodigde) maatregelen voor afstand werden ingevoerd, kwam deze beweging als donderslag bij heldere hemel tot stilstand.

Door: Frank Schröder, Manager Marketing & Communications bij Quadia

Maar marketeers zouden geen marketeers zijn als ze niet direct op zoek gingen naar nieuwe mogelijkheden. Bij het aanbreken van de crisis groeide de vraag naar webinars en livestreaming enorm. Logisch, want een groot event, dat kan niet op anderhalvemeter afstand. Het is mooi dat in een tijd waarin we in real life afstand moeten houden tot de ander, er voldoende middelen zijn om elkaar virtueel te ontmoeten.

Natuurlijk is een fysiek event hele andere koek dan een online event en kan je deze niet 1-op-1 naar elkaar doorvertalen. Spoiler alert: het neerzetten van een sterk virtueel event, kost waarschijnlijk net zoveel tijd als een fysiek event. Je hebt dan misschien te maken met andere variabelen, maar dat er veel variabelen zijn bij een online event is zeker. Je hoeft geen rekening te houden met de dieetwensen van je gasten en het aantal parkeerplaatsen, maar je moet je bijvoorbeeld wel afvragen hoe je kunt communiceren met je publiek. Die parkeerplaatsen zijn natuurlijk nog steeds nodig, maar dan online, op een server. Dit soort zaken zijn voor veel traditionele eventorganisators nieuw, waardoor ze voor een behoorlijke uitdaging worden gesteld.

Advertentie
advertisement

Ben je benieuwd wat de belangrijkste verschillen zijn waarmee je rekening moet houden? Ik som ze hieronder voor je op, zodat je beslagen ten ijs komt.

1. Manier van presenteren
Binnen online events zijn veel méér vormen mogelijk dan het geven van PowerPointpresentaties waar veel bedrijven meteen naar grijpen. Je event kan de vorm krijgen van een rondetafelsessie of bijvoorbeeld een talkshow met meerdere experts. Maar ook een afwisseling van settings is mogelijk: korte 1-op-1 gesprekken met experts (eventueel vanuit een ander werelddeel), discussies tussen experts, korte pitches, gebruikmaken van vooraf opgenomen video’s enzovoort. Mijn tip: ga niet klakkeloos voor de vormen die je bij een fysiek event zou kiezen. Bedenk wat het beste past bij de inhoud, je doelstellingen en het feit dat het event online wordt georganiseerd. En vergeet natuurlijk de interactie met de kijker niet. Die is waardevol en heeft impact op het format dat je kiest. Dus maak je format op maat.

2. Let op de spanningsboog
We weten allemaal dat online alles veel sneller gaat. Websites moeten in een handomdraai laden, want anders haken we af. Video’s die niet meteen de interesse wekken klikken we weg. Het klinkt misschien als een open deur, maar als je een virtueel event organiseert moet je extra goed nadenken over de inhoud, het tempo en de afwisseling. Is het echt nodig om alles te vertellen of kun je gedetailleerde informatie op een andere manier beschikbaar maken? Bijvoorbeeld met een aparte parallelsessie waar de online kijker naartoe kan gaan voor meer informatie. Bij online events is de spanningsboog van je bezoekers korter en de afleiding groter. Voorkom dat je doelgroep vroegtijdig afhaakt.


3. Het moet korter
Als je een uitnodiging verstuurt voor een fysiek event dan kijken mensen niet raar op als het de hele dag duurt, zeker als er genoeg netwerkmogelijkheden zijn en ze bijvoorbeeld stands van diverse partijen kunnen bezoeken. Wanneer je zo’n uitnodiging verstuurt voor een digitaal event, dan zullen mensen hier toch anders op reageren. Een hele dag naar je beeldscherm staren voor een event? Er zijn er maar weinig die hiertoe bereid zijn. Je kunt er in dat geval beter voor kiezen om het event op te delen in meerdere momenten, bijvoorbeeld één keer per week of één keer per maand. Dit geeft je ook kans om echt goed aandacht te besteden aan een bepaald onderwerp en de juiste doelgroep daarvoor uit te nodigen.

4. Geef wanbetalers geen kans

Als je een betaald virtueel event organiseert dan kan het soms lastig zijn om zicht te hebben op de mensen die deelnemen. Hoe weet je zeker dat je bezoeker niet de aanmeldlink met iemand anders deelt die niet heeft betaald? Bij een fysiek event valt het op als een bezoeker een extra gast meeneemt – daar kun je dan meteen op inspelen door een extra ticket te verkopen – maar online is dat lastiger. Kies dus een platform waarbij een betalende deelnemer ook maar één keer in kan loggen. Dit voorkomt dat er tijdens het event meerdere gebruikers kunnen meekijken die daar niet voor hebben betaald.

5. Bereid je voor op vragen
Events zijn het ideale moment voor bezoekers om vragen te stellen. De kans is groot dat de bezoekers van je digitale event meer vragen zullen stellen dan tijdens een real life event. Waarom? Het is een stuk minder spannend om een vraag te stellen via je laptop of telefoon in plaats van in een volle zaal. Daarnaast zijn er tijdens fysieke events vaak maar een paar geluksvogels die hun vragen mogen stellen, terwijl digitaal iedereen antwoord krijgt.

Ook hier kun je je van tevoren op voorbereiden. Zorg dat er genoeg mensen klaar zitten om vragen te beantwoorden. Dit kun je plannen op basis van het aantal geregistreerde deelnemers. Hoeveel vragen verwacht je per deelnemer en hoeveel vragen kunnen jouw medewerkers beantwoorden per uur? Dan weet je hoeveel chatters er achter hun laptop moeten zitten. En zijn de vragen gericht aan een van je sprekers? Neem het beantwoorden van deze vragen dan op in het programma. Desnoods in een aparte Q&A nadat de spreker uit beeld is. Mijn advies is sowieso om na het event de chat wat langer open te laten zodat je publiek alsnog vragen kan stellen.

6. Voorkom no-show
Ondanks dat no show bij zowel virtuele als fysieke events een probleem kan zijn, komt het vaker voor bij online events omdat de drempel minder groot is. Bij fysieke events ligt de focus meer op het sociale aspect omdat bezoekers bijvoorbeeld meestal samen met een collega komen. Maar hoe kun je zoveel mogelijk voorkomen dat deelnemers niet komen opdagen tijdens je online event? Zorg voor een goede promotie van je event. Deel teasers: waar ga je het over hebben en waarom moet jouw doelgroep tijd vrijmaken om erbij te zijn? Als ze écht enthousiast zijn over je programma, dan nemen ze deel. Sterker nog: mogelijk enthousiasmeren ze hun eigen netwerk ook om deel te nemen.

Hulp inschakelen

Hoewel de situatie waar we nu allemaal inzitten veel uitdagingen met zich meebrengt, ben ik blij om te zien dat bedrijven de virtuele wereld meer omarmen en waarderen. Het is zeker niet voor iedereen makkelijk geweest om die omschakeling te maken, vooral als er al veel tijd is gestoken in de organisatie van een fysiek event.

Sommige bedrijven zijn natuurlijk al erg tech savvy en organiseerden voor de crisis al succesvol online events, maar andere bedrijven komen eigenlijk net pas kijken en lopen toch tegen een aantal problemen aan. Het is goed om in het achterhoofd te houden dat er ook partijen zijn die gespecialiseerd zijn in het produceren van online events. Zij kunnen je bijvoorbeeld helpen met het kiezen van het geschikte eventformat en eventplatform, het samenstellen van het programma, het stellen van doelen, meten van resultaten en de inzet van interactieve tools.

De coronamaatregelen voor events zijn inmiddels versoepeld, maar dat betekent niet dat we nu allemaal meteen weer fysieke events moeten organiseren. De anderhalvemeter afstand moet nu eenmaal nog worden bewaard. Juist daarom zou het dus interessant kunnen zijn om een succesvolle online formule te ontwikkelen die je vaker kunt inzetten (met of zonder corona), toch?
 

Plaats als eerste een reactie

Advertentie