Top communiceert meer met medewerkers, toch verliezen die zicht op organisatie

Onderzoek van Adformatie en Involve naar IC in tijden van corona.  Hogere waardering, meer aandacht van topmanagement.

Priscilla Du Preez, Unsplash

Hoe heeft corona de samenwerking en communicatie in organisaties beïnvloed? Voor een groot deel positief, zo blijkt, hoewel er wel wat zorgpunten zijn. Een onderzoeksverslag. 

Bijna drie kwart van het topmanagement heeft meer aandacht voor communicatie met de medewerkers, en meer dan de helft communiceert ook daadwerkelijk meer. Dat is hard nodig, want hoewel medewerkers weten wel wat er in hun eigen team speelt, zijn ze het zicht kwijt op wat er in de organisatie gebeurt. Dat is in bijna twee derde van de organisaties het geval. 

Dat zijn enkele in het oog springende conclusies uit een onderzoek dat Adformatie en Involve samen hebben gehouden over samenwerking en interne communicatie in coronatijd. Het onderzoek is een aanvulling op het Trendonderzoek Interne Communicatie dat Involve en Adformatie iedere twee jaar houden.  

Hoger rapportcijfer

Er is een grote herwaardering te zien van interne communicatie door corona. Dat komt wellicht nog het beste terug in het cijfer dat de communicatieprofessionals zelf aan IC geven. In de trendonderzoeken schommelt dit steeds rond de 6, in het onderzoek van vorig jaar een 6,1 om precies te zijn. In deze research zijn de respondenten aanmerkelijk positiever, en waarderen hun werkzaamheden inmiddels met een 6,9.  

Op de vraag of de organisatie is zich bewust van de toegevoegde waarde van interne communicatie antwoordt 77 procent dat dit het geval is. Opvallend is dat de aandacht die organisaties aan het begin van corona hadden voor interne communicatie niet is weggeëbd.  77,5 procent van de respondenten vindt niet dat dit is gebeurd. 

Communicatie en HR zijn door corona nog niet massaal in elkaars armen gedreven, maar 36 procent va de respondenten ziet dat beide afdelingen beter met elkaar samenwerken. 

Advertentie
advertisement

‘Belang van communicatie is groter geworden: men vindt het fijn dat er clubje is dat er verstand van heeft.’ 

- De toegevoegde waarde van IC wordt veel meer gezien, vooral ook bij leadership communicatie, wij bepalen vaker wat de boodschap zou moeten zijn.’ 

- ‘We are definitely more connected to HR now. We have more conversations and are more in touch.’ 

 

welke comm-momenten

Thuiswerken 

Het werken vanuit huis is volgens een groot deel van de communicatieprofessionals blijvend en misschien zelfs groeiend. De respondenten werken gemiddeld 75 procent thuis en 25 procent op kantoor,  maar opvallenderwijs verwachten ze in de toekomst 88 procent thuis en 12 procent op kantoor werken.  

Van de organisaties heeft 42 procent besloten dat het thuiswerken voorlopig blijft. De meest gehoorde einddatum is 1 januari 2021, met daarbij de kanttekening dat de adviezen van de overheid altijd gevolgd zullen worden. 24 procent laat weten dat er voor een combinatie is gekozen tussen thuis en op kantoor werken, 27 procent van de organisaties heeft nog geen keuzes gemaakt.  

- ‘We hebben geen strakke datum gezet waarop iedereen weer op kantoor moet zijn. We moedigen mensen wel aan om te komen. De Barrista is in ieder geval weer terug.’  

- ‘Medewerkers mogen nu één dag per week naar kantoor komen. Het hoofdkantoor wordt nu meer als ontmoetingsplek gezien’ 

 

Zicht kwijt 

Dat thuiswerken heeft de nodige consequenties voor de informatiestructuur en -doelen in een organisatie, is te zien. Het heeft binnen de teams zelf  een positieve invloed gehad, althans medewerkers zijn in 27 procent van de gevallen meer of veel meer gaan samenwerken in eigen team. Ook wisselen ze volgens 23,5 procent meer kennis uit met collega’s in het eigen teams. 

De risico’s liggen meer in de samenwerking met de overige collega’s in de organisatie. Medewerkers hebben volgens 63 procent respondenten minder of veel minder zicht op zicht op wat er speelt in de organisatie. Ook wisselen ze volgens 58 procent van de communicatiemensen minder kennis uit met collega's uit andere teams.  

Het intern netwerken is grotendeels stilgevallen door het thuiswerk. 67 procent geeft aan dat medewerkers dit minder of veel minder doen.

- ‘Na een paar maanden merk je eigenlijk pas: ik praat eigenlijk alleen met mensen binnen mijn team of met wie ik op projecten werk. Iemand spontaan tegenkomen en daarmee praten is er niet meer bij.’ 

- ‘Mensen die er al een tijdje werken bouwen op het netwerk dat ze al hebben, voor nieuwe mensen is het moeilijk.’ 

 

Leiding 

Interessant is vervolgens wat leidinggevende doen binnen deze thuiswerkcontext. Wat betekent corona voor hun rol? Allereerst zien we dat ze volgens 44 procent van de respondenten minder grip hebben op de werkzaamheden van medewerkers. Wel besteden ze in bijna twee derde (65 procent) van de organisaties meer aandacht aan het mentale welzijn en de gezondheid van medewerkers. 

Een grote verandering wordt waargenomen bij het topmanagement. Volgens maar liefst 72 procent van de respondenten heeft het meer aandacht voor interne communicatie, 20 procent zelfs ‘veel meer’. Ook communiceren ze zelf volgens meer dan de helft (56 procent) van de respondenten ook meer met de medewerkers. 

- Wat je wel mist als leidinggevende is de body language van je medewerkers. Je ziet ze op kantoor de hele dag en dan kun je uit houding zaken afleiden. Dat mis je nu’ 

- ‘Er is een beweging is van controle naar vertrouwen dat medewerkers het werk gewoon doen.’ 

 

Middelen en verandering 

Dan de middelen. De meeste respondenten geven aan dat juist toepassingen op het gebied van videovergaderen nu goed werken in hun organisatie. Welke gebruiken ze het meest? Dat is overduidelijk Microsoft Teams, met iets meer dan twee derde  van de organisaties. Zoom volgt op zeer ruime afstand, als derde wordt Skype ingezet, daarna Webex en Google Meet. 

comm-middelen schema

Welke veranderingen zijn er nodig om goed te blijven communiceren en samenwerken? Volgens een meerderheid (56,5 procent) zijn er andere communicatiemiddelen en -platforms nodig. Het meest genoemd zijn tools en platforms gericht op de sociale cohesie in de organisatie. Ook de tools gericht op samenwerken en vergaderen worden genoemd. 

Verder zijn er volgens 61 procent van de deelnemers aan het onderzoek duidelijk beleid en afspraken nodig over het gebruik van onze fysieke werkomgeving. 58 procent vindt dit ook nodig voor het thuiswerken in het algemeen 58 procent.  

Ook denkt een meerderheid (58 procent) dat de medewerkers andere vaardigheden zullen moeten aanleren voor het ‘nieuwe werken’. Dit betreft vooral digitale vaardigheden en communicatie. 

Het onderzoek 

Het onderzoek van Involve en Adformatie werd begin september gehouden. Er waren 292 respondenten, meest werkzaam op een communicatieafdeling (71 procent) in de zakelijke dienstverlening (30 procent) en overheid (26 procent), gevolgd door zorg onderwijs  (beide 10 procent). Het grootste deel (60 procent) werkt bij ondernemingen met meer dan 500 medewerkers.

Plaats als eerste een reactie

Advertentie