Pieter Bosschaart, Client Partner Digital bij VIM Group
In een wereld waarin merken onder steeds grotere druk staan om sneller, beter en consistenter te presteren, wordt de rol van technologie steeds belangrijker. Zeker nu elke medewerker plotseling “content designer” is en deze (AI) content niet altijd de kwaliteit heeft die je als merk voor ogen hebt.
Tools zoals brand portals, DAM systemen en template management software worden steeds vaker toegepast voor consistentie én efficiëntie in contentcreatie. Maar worden deze altijd goed gebruikt? Het antwoord is helaas ‘nee’. Niet voor niets komen veel van onze klanten bij ons met de vraag hoe ze meer rendement uit hun brand management tools kunnen halen. Medewerkers gebruiken de tools simpelweg niet (voldoende) of gebruiken ze niet op de juiste manier waardoor de output onder de maat is.
AI vergroot kansen, maar óók complexiteit
AI vergroot binnen brand management tools niet alleen de mogelijkheden, maar ook de complexiteit. En precies daarom kan de manier waarop je merksoftware is ingericht het verschil maken: is het een katalysator voor groei, of stiekem toch een bottleneck?
“De meeste organisaties benutten slechts tot 70% van de waarde van hun brand tech-oplossingen. En de rest? Die zit opgesloten in onderbenutte functionaliteiten, lage adoptie en gemiste integratiekansen.”
Vanuit mijn werk als Client Partner Digital bij VIM Group help ik diverse merken hun brand tech-stack te transformeren van een verzameling losse tools naar een krachtig ecosysteem dat merkconsistentie, efficiency en impact versterkt. Vanuit die praktijkervaring deel ik graag 8 concrete tips om (AI-)technologie optimaal in te zetten voor het managen van je merk.
1. Maak van je DAM het centrale vertrekpunt
Een Digital Asset Management-systeem (DAM) zou dé centrale plek moeten zijn waar teams al hun merkmateriaal vinden. Maar als content onvindbaar of verouderd is, haken gebruikers af en maken ze eigen versies, met alle risico’s op inconsistente uitingen.
Zorg dus voor een logische structuur, duidelijke rechten en AI-gedreven tagging om zoekgemak te vergroten. In DAM-systemen is goede metadata en een duidelijke governance het verschil tussen frustratie en prestatie.
2. Ontwerp een brand portal waar teams écht iets aan hebben
Een goede brand portal moet het werk van je teams makkelijker maken, niet ingewikkelder. Brand portals die lastig te navigeren zijn of volstaan met verouderde content, worden simpelweg niet gebruikt. Evalueer de werkprocessen van je teams en kijk hoe je portal hierin kan bijdragen, in plaats van andersom. Zet in op overzichtelijke navigatie, mobiel gebruiksgemak en actuele content. Voeg slimme functies toe zoals AI-ondersteunde zoek, verrijk en publiceer opties, dynamische filtering en interactieve brand guidelines. Structuur op basis van gebruiksscenario’s werkt beter dan puur technische logica.
3. Bied slimme templates die zowel sturen als ruimte geven
Vooral in kennisgedreven organisaties zijn door werknemers opgestelde documenten (zoals Word en PowerPoint) vaak de belangrijkste uiting in de beroepspraktijk. Het is dan ook niet verwonderlijk dat dit vaak een pijnpunt is voor merkbeheer. Templates zijn er niet alleen om controle te houden, maar ook om lokale teams te helpen hun werk goed en snel te doen. Slimme configuratie zorgt dat ze zelfstandig kunnen werken binnen de juiste merkgrenzen.
Platforms zoals Templafy zijn hier sterk in, zeker als je AI integreert die helpt bij contentprompts, data visualisatie of vormgeving. Combineer dit met automatisering en goed ingerichte toegangsrechten, en je vergroot zowel consistentie, betrouwbaarheid als schaalbaarheid.
“Het aanbieden van slimme templates en documentautomatisering is een belangrijke taak die een significante invloed op de algehele efficiëntie van de organisatie kan hebben. In de meest ideale situaties zien we zelfs de transformatie van de rol van brand managers van ‘merkpolitie’ naar ‘efficiency-verhogers’.”
4. Gebruik analytics om onderbouwde keuzes te maken
De meeste brand tech-oplossingen leveren waardevolle data die zelden benut wordt. Analyseer waar adoptie hoog is, welke templates amper gebruikt worden, of waar gebruikers hulp nodig hebben.
Bij VIM Group doen we dit onder meer met onze Brand Tech Health Check, een soort audit van de brand management tool-set up van klanten. Daarbij signaleren we verbeterpunten en vertalen deze naar concrete acties. Zo ontdekten we bij een klant bijvoorbeeld dat enkele ‘power users’ cruciaal waren in het enthousiasmeren van anderen, maar ook dat er veel templates in omloop waren die niet gebruikt werden en alleen maar verwarring veroorzaakten.
5. Laat je tools met elkaar praten
Silo’s zijn funest voor efficiency. Als je DAM, merkportaal, CMS en analytics niet goed samenwerken door verkeerde configuratie of data die niet opgeschoond is, ontstaat er dubbel werk, onjuistheid van output en verlies van controle.
Zorg voor goede integraties—via API’s of native koppelingen—zodat processen naadloos verlopen en gebruikers intuïtief de juiste route volgen. Minder wrijving is meer resultaat. Het verbinden van verschillende tools blijkt vaak vanzelfsprekender en eenvoudiger te zijn dan men in eerste instantie denkt. De uiteindelijke invloed op merkconsistentie en efficiëntie kan vaak aanzienlijk zijn.
6. Zet AI in met duidelijke spelregels
AI biedt kansen: van automatische tagging tot contentgeneratie en prestatie-inzichten. Maar zonder kaders loop je het risico op uitingen die niet passen bij je merkidentiteit. Zorg voor duidelijke richtlijnen over tone of voice, taalgebruik en visuele stijl. Houd menselijke controle daar waar het gaat om creativiteit en merksensitiviteit. AI is krachtig en laagdrempelig geworden, maar de menselijke factor in de beheersing en toepassing ervan blijft cruciaal.
Templafy biedt AI aan op de plekken waar medewerkers het nodig hebben. Met de intuïtieve AI-assistent, direct in Word, PowerPoint en Outlook, hebben gebruikers toegang tot verschillende AI-gestuurde functies. Deze functies kunnen rekening houden met vooraf ingestelde prompts, zoals tone of voice of bijvoorbeeld specifieke instructies van Legal of HR. Door dit in Office te integreren voorkom je ook dat medewerkers gevoelige informatie uploaden in ongecontroleerde omgevingen.
7. Train je mensen, niet alleen je platform
Technologie is zo goed als de mensen die ermee werken. Zonder goede onboarding of support vallen gebruikers terug op oude gewoontes. En dat betekent een gemiste kans op rendement.
Zet dus in op training en communicatie. Korte, praktische leeroplossingen, embedded guidance en begrijpelijke documentatie maken adoptie vanzelfsprekender. Met kennis komt vertrouwen én gebruik.
Overweeg ook een plan voor situaties zoals new hires of regelmatige acquisities. We zien vaak dat deze groepen gebruikers te lang buiten beeld blijven als het gaat om de onboarding van de beschikbare tools.
8. Herzie en optimaliseer regelmatig
Veel organisaties rollen hun platform slechts deels uit en schakelen dan over naar ‘het volgende project’. Gevolg: incomplete set-ups, verouderde templates en gemiste kansen. Een periodieke audit voorkomt dit. Tijdens onze Brand Tech Health Check ontdekken we regelmatig vergeten integraties (zoals Microsoft Office), onbenutte AI-functionaliteiten of onduidelijke assetstructuren. Kleine aanpassingen maken vaak een groot verschil.
Herkenbare uitdagingen voor brand managers
We helpen organisaties dagelijks bij issues als:
• Verouderde of ontbrekende templates
• Slechte vindbaarheid van assets door slechte tagging
• Gebrek aan AI-readiness
• Onduidelijke governance of rolverdeling
• Incomplete platformkoppelingen
• Lage gebruikersbetrokkenheid door gebrek aan support
Door dit soort obstakels vroegtijdig te signaleren en aan te pakken, verander je technologie en tools voor merkmanagement voor je medewerkers van een last in iets waar ze daadwerkelijk meerwaarde van gaan ervaren en dus graag gebruiken.
Tijd voor een Brand Tech Health Check?
Met onze Brand Tech Health Check brengen we je merksoftware in kaart: van technische configuratie en governance tot gebruik, training en integraties. Of je nu werkt met Templafy, Bynder, Frontify, Papirfly of een hybride stack—je krijgt een actiegericht advies, met concrete verbeterpunten die aansluiten bij je strategie en ambities. Het resultaat? Een merkecosysteem dat werkt. Vandaag én morgen.
Nieuwsgierig hoe jouw brand tech-stack ervoor staat?
Laat het ons weten, we denken graag met je mee: pieter.bosschaart@vim-group.com, +31 6 21 24 67 15.
Reacties:
Om een reactie achter te laten is een account vereist.
Inloggen Abonneer nu